浅谈如何处理好事业单位的数据.docxVIP

浅谈如何处理好事业单位的数据 随着现代办公室的普及，过去需要很长时间。现在它可以简单快速地处理，员工的效率大大提高。比如和银行签订了委托批量代付工资协议后, 每个月发工资时间, 公司将工资清单生成银行加密数据拷给银行, 银行便会在收到转账支票后将工资打到每位员工的工资卡上, 既减少了工作量又避免了现金风险。但是员工工资卡收到的转款只是一个金额, 员工往往不清楚工资项目和扣款情况, 为了减少员工的疑惑, 提高工作热情, 常常需要财务人员为员工提供一个工资明细单。 目前常用三种方式为员工提供工资明细单, 一是购买管理软件进行短信通知, 如用友软件里面的工资短信通知功能, 但是这需要通信运营商提供接口, 成本较高;另一种是通过VBA编程实现, 不过该方法专业性要求高, 一般财务人员不易操作;最后一种是利用EXCEL中自带的函数功能实现工资条的快速、便捷制作打印, 且专业知识要求不高, 具有较高可操作性。笔者在此就第三种方法进行详细的案例说明, 以供参考。 1 般工资清单 笔者以某公司工资清单为例 (见图一) , 一般工资清单包括三个大部分, 应发工资、扣款项目和实发工资。 对图一工资清单进行处理, 最后将自动生成如图二的工资条。 2 生成补全、完整补充本原则的函数 为了方便读者更容易理解自动生成工资条的函数公式, 下面介绍公式中主要涉及的几个函数。 2.1 IF函数用来判断真假值, 根据逻辑的真假值返回不同的计算结果。并且可以使用IF函数对数值和公式进行条件检测。 函数语法:IF (logical＿test, value＿if＿true, value＿if＿false) 。其中logical＿test表示计算结果为真或假的任意值和表达式;value＿if＿true表示logical＿test为真时返回的值;value＿if＿false表示logiacl＿test为假时返回的值。 2.2 M OD函数用来计算两个数相除所得到的余数, 结果的正负号同除数的相同。 函数语法:MOD (number, divisor) 。Number代表被除数;divisor代表除数。 2.3 ROW函数用来返回公式或引用单元格所在行的行号。 函数语法:ROW (reference) 。reference代表需要得到其行号的单元格或单元格区域。 2.4 INDEX函数用来返回表或者区域中的值或者值的引用。函数有两种形式:数组和引用。数组形式一般用作返回数值或数组数值, 引用形式则一般用来返回引用。工资条的公式中只涉及数组形式, 所以在此只介绍数组形式。 函数语法:INDEX (array, row＿num, column＿num) 。array:为单元格区域或数组常量。如果数组只包含了一行或者一列, 那么只要选择相对应的一个参数row＿num或column＿num。如果数组有多行或者多列, 可是只用到row＿num或column＿num, 那么INDEX函数就会返回数组中的整行或者整列, 并且返回值也是数组。row＿num:代表数组当中某一行的行序号, 函数将从此行返回一个值。要是省略row＿num, 那么必须有column＿num。cloumn＿num:代表数组当中某一列的列序号, 函数将从此行返回一个值。要是省略column＿num, 那么必须有row＿num。 2.5 INT函数的作用是将数字向下舍入到最接近的整数。 函数语法:INT (number) 。Number代表需要进行向下舍入的数字。 2.6 COLUM N函数的作用是用来返回给定引用的列标, 与ROW函数相对应。 函数语法:COLUMN (reference) 。Reference代表需要得到其列标的单元格或单元格区域。 3 录入“工资清单”中下表面个人信息 3.1在“工资表.xls”工作簿中插入一个新工作表, 重新命名为“工资条”。 3.2选中A1单元格, 在表格的编辑栏中输入下列公式, 再按Enter键确认。 首先分析“INDEX (工资清单!$A:$P, INT ( (ROW () -1) /3) +4, COLUM N () ) ”, 在该公式中行的参数为“INT ( (ROW () -1) /3) +4”, 在表格第一行录入此参数, 那么返回4, 鼠标将表格向下拖公式到20行, 那么结果是4;4;4;5;5;5;6;6;6…可以发现用“INT ( (ROW () -1) /3) +4”做INDEX的行参数, 那么连续的3行将会重复返回特定范围内的第4、5、6行的内容, 在本案例中特定区域是“工资清单”工作表, 从4行开始, 才是工资条个人信息需要录入的内容, 所以这样每隔3行就录入“工资清单”中下一行个人信息。用COLUM N () 作为INDEX的列参数, 在用鼠标将公式往