外报材料管理办法.docx

外报信息、数据、资料管理办法 为了加强公司对外报送信息、数据、资料的管理，避免给公司 造成不必要的损失，特制定本管理办法。 一、适用范围： 本办法适用于对外报送的所有信息、数据、资料等。 二、 填报流程： (一)材料准备： 1、 公司各部门需对外报送信息、数据、资料时，应根据对口职 能部门要求，填写《外报信息、数据、资料申请表》,交公司主管领 导审批。 2、经公司主管领导批准后，报送部门按规定内容准备好资料后， 报分管领导签字审批，核准后，再报公司相关领导签字确认。 3、报送部门将报送材料及《外报信息、数据、资料申请表》提交 公司办公室。 4、公司办公室在收到报送材料后，在第一时间按照标准公文格式、 报送材料的要求，对报送材料的格式、语言叙述等是否达到要求等进 行校对。 5、办公室校对完毕后，需用印时，交由报送部门按照公司印章管 理程序报请公司领导审核签字。 6、报送材料除按文件要求准备的份数外，办公室必须保留一份原 件。 (二)材料报送： 1、报送材料经办人按照文件要求将材料报送相关职能部门业务 处时，须按照公司文书管理要求，填写《信息、数据、资料(文书) 报送件回执单》,经材料接收人员签字(如需要，应加盖接收单位印 章)后交办公室存档。 2、如需报送电子文档，应使用公司网易邮箱，且在发件箱内存档。 (三)材料存档： 办公室接到各部门填报的材料原件，连同文件签收回执单一并存 档，并登记于《外报信息、数据、资料统计月报表》。 三、 附则： 1、各部门需要对外报送信息、数据、资料时，必须按照上述程序 办理，未经审批不得擅自对外报送材料。 2、办公室在收到外报材料时，应及时核实材料，确定是否经公 司领导审批同意报送；并与报送部门联系，确认报送的目的、报送限 定的时间等信息，以便配合各部门完成报送工作。 四、 外报材料的考核： 1、公司各部门应严格执行本办法的相关条款，同时督促外部单位 或个人遵守本办法中的相关条款。如违反本办法及相关规定报送信 息、致使公司遭受经济损失的，本公司将依法要求其承担赔偿责任。 2、部门或个人如因保密不当致使公司信息泄露的，视其危害程度， 按照公司《奖惩管理办法》之规定对责任人处以200— 1000元/次/ 人的经济处罚。 3、未经审核擅自外报材料或信息者， 一经发现500元/人/次。造 成经济损失的依法追究赔偿责任。 4、外报材料不留底稿者、未按报送流程造成失误或延误者，对责 任人处罚100元/次，造成损失者按重大违规处理，并依法追究赔偿 责任。 五、本管理办法自下发之日起执行。 附件： 1、外报资料申报流程图 2、外报信息、数据、资料申请表； 3、信息、数据、资料(文书)报送件回执单； 4、外报信息、数据、资料统计月报表。 二〇一三年七月十五日 攀枝花 XXXX 有限责任公司外报信息、数据、资料申请表 攀 XX 外报：2013-10-01 申请日期： 年 月 日 申报部门 经办人 报送单位及部门 材料报送依据 文件名称 发文单位 文件编号 收文时间 要求报送时间 最迟报送时间 材料报送类型 □文件 表格 E-mail 传真 其 它 ： 报送材料内容简述 审核意见栏 数据提供部门 提供内容 负责人确认签字 日期 办公室 人力资源部 财务部 业务部 物业部 安全部 审计部 其他 申报部门意见： 日 期 ： 分管副总经理意见： 日 期 ： 财务总监意见： 日 期 ： 分管财务副总经理意见： 日 期 ： 总经理意见： 日 期 ： 备 注 ： 日 期 ： 攀枝花 XXXX 有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件 回 执 单 攀 XX 外报：2013-00-00 制表日期：2013年 月 日 资料(文书)名称 文书编号 文书简要内容： 收件单位 (章) 报送单位 攀枝花XXXX有限责任公司(章) 收件人 (签字) 报送人 (签字) 收件时间 报送时间 ………………攀XX【2013】第 ( )号 ……………………… 攀枝花 XXXX 有限责任公司信息、数据、资料(文