中小企业行政事务管理制办公文档规章制.pdfVIP

行政事务管理制度 中小型企业行政事务管理制度 （一 ）总则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理 标准 化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管 理、办公及劳保用品管理等。 （二 ）档案管理 第三条归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、 人 事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、 通告、 通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据 齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条档案的借阅与索取 ： 1 总经理办公室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续 ， 直接 提档. 2 借阅档案必须爱护 ，保持整洁 ，严禁涂改 ，注意安全和保密，严禁 擅自 翻印、抄录、转借 、遗失 ，如确属工作需要摘录和复制，凡属密 级档案， 必须 由总经理批准方可摘录和复制， 一般 内部档原因总经理 办公室主任 批准方可摘录和复制。 第六条档案的销毁 ： 1 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料 ； 2 若按规定需要销毁时 ，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁 ，一般 内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁 。 3•经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写 、编制销毁清单， 由专人 监督销毁 。 （三 ）印章管理 第七条 公司印章 由总经理办公室主任负责保管。 第八条公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人 方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印章的介绍信 、说 明及对外开出 的任何公文， 应 统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信 ，证明如因工作需要或其它 特殊 情况确需开具时 ，必须经主管副总经理签字批条方可开出 ，持空 白介绍信 外出工作回来必须 向公司汇报其介绍信的用途 ，未使用的必 须交回 。 第十一条盖章后出现的意外情况 由批准人负责。 （四 ）公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 1. 总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、 广告，需填写《文 书 委派单 》，并标明文件之性质 ，如传真、公函、内部文及保密级别 ， 急迫 性程度 由秘书根据其缓急确定先后秩序 。 2. 打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单 》上签字，转交 委办 单位之经办人校核、签字 3. 对外传真、公函秘书须复印存档。 4. 文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人 （五）复印 1 公司复印作业由行政部秘书统一执行 2. 一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书 3. 客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印 委托 单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行 复印 4. 秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表 （日期、内容、 页数、复印机码、批准人、保密标识等） 第十三条 各部室打印的公文或 其他资料须经本部门负责人签字，交 电脑部打印。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总 经理 办公室留底存档。 收发文 （六 ） 1 文件是经营信息传送 、交流与反馈的重要信息载体 。每一位员 工都 负有文件管理的责任或义务。 2 . 本公司对外文件之收发的责任者为指定专人文秘统一办理， 她是各级文件管理的直接承担者 。 3. 文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号 、登记，并在公 文 上附“公文处理单” ，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅 人或承 办人在“收文签字 簿”上签收 ，文秘对有回复要求的文件须