浅谈如何做好医院文书档案的收集整理.docxVIP

浅谈如何做好医院文书档案的收集整理 该部门的文件管理是该部门工作的重要组成部分。办公室工作人员在日常工作中注意了档案资料的收集和分类整理, 不仅便于运行文件资料的利用和管理, 而且对于一年一度的分类归档起着重要的促进作用。笔者从事办公室工作, 日常工作中十分注重对文书档案的收集整理, 体会如下: 一、 编制文书档案分类大纲 文件资料来源复杂, 经办公室处理的各类资料量多、面宽, 在收集、存放这些文件资料时, 编制好的单位文书档案分类大纲就是基础, 宣汉县人民医院文书档案分类大纲主要有以下几部分: (一) 它可以分为两类：从上级机构发送的正式文件。日常管理分为两类 一是与医疗卫生工作密切相关的指导性文件;二是与医院其他工作相关的各种文件材料。 (二) “宣医”文件的发放 本单位产生的文件和材料, 主要分十类, 如医疗工作方面的文件, 发文号以“宣医医”区分;护理工作方面的文件, 发放文号以“宣医护”区分, 等等。据此分类管理十分方便。 (三) 收到并由平级友邻部门发送的分支机构通知 科室送来的请示和报告。这类文件材料在及时处理后作短期资料保存。 (四) 需要保存的图像和电子文件。主要包括各种活动的照片 音像资料, 院内文件的电子文档备份资料等。 (五) 要有先进事迹材料 需留存的各种参考资料。主要有院内外各种简报、先进事迹材料、宣传资料、内部编印材料、剪报, 等等。 二、 管理和利用基础工作 对文件材料分类处理和存放, 是档案分类管理和利用的基础工作。做好了这项基础工作就会使文件材料在查阅、利用中变得方便快捷, 同时, 为档案集中整理节约了时间。 (一) 按照本部门文件分类结构的要求，准备足够的文件盒子 办公室一般要准备约30多个资料盒, 文件资料分类仔细、清楚, 同时, 每个资料盒还应具备下列内容: 1. 宣专科文件的整理 资料盒上的封面注明“宣医医文件”, 以此类推有“宣医护文件”、“宣医发文件”、“宣医报文件”、“行政收文”、“协议合同”等, 且摆放整齐, 一目了然。 2. 外来文件的收文号,仅有放文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,有的收文号,单位或单位内部的收文号,单位面积比 收文簿。每份文件有登记, 有编号。院内文件有统一的发文号, 外来文件有统一的收文号, 登记与文件数量相符。不属发文或收文范围的文件资料, 应有存放目录, 有些文件资料在借出或执行中, 备注栏应有标注并记好责任人或责任科室。 (二) 工作人员要遵守档案分类政策 并养成合理存放, 认真登记的习惯。办公室工作人员从主任、副主任到秘书、文书、打字员都遵照档案分类大纲的要求处理日常文件, 重点是办公室主任必须对所有人员严格要求。 (三) 做好分类目录,收集传统文件 每个单位的办公室都有档案专管人员, 要充分发挥他们的作用, 编制好分类大纲, 做好分类目录, 按期整理文件材料, 及时收集转移既往文件, 使办公室日常文件资料管理井井有条。 三、 应该注意的是，计算机预备会注意一些问题 (一) 文件号保存后，必须单独标记文件号 在查找过程中, 这两个方面都很重要, 只要能回忆起其中一项, 就能快速查找文件内容。 (二) 正式文件的统一制成 这样对于提取文件或复制文件更加便捷, 而且不同计算机上制作的文件均应在文印室统一制成正式文件, 一个出口产生的正式文件才能保证备份文件的完整性。 (三) 数据安全存盘 按年度保存由于计算机容量是有限的, 计算机出现故障或受“病毒”侵害的可能性是客观存在的, 不能依赖其内存盘的强大;移动硬盘在多次使用中也会“中毒”或损坏, 不宜使用移动硬盘对文件作长期保存。所以, 用光碟保存既往文件为最佳选择。如果备份音像文件最好一事一碟,