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Word 公司体系文件管理制度 物业管理公司体系文件掌握程序 物业管理公司体系文件掌握程序 1.目的 为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理供应 指引,保证文件受控。 2.范围 适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和掌握。 3.职责 3.1 相关部门/岗位职责 部门/岗位工作内容频次/时间 总经理审批 《质量手册》2个工作日 管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体 系文件下创造细》2个工作日 品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下创造 细》,审批质量记录表格5个工作日 管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/ 更改申请 负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日 持续 品质管理部保管体系文件正本及培训 检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行状况5个工作日内 第 1 页 Word 准时 各部门对本部门员工进行培训及文件掌握、执行文件发放后7 个工作日内培训 3.2 文件编制、更改、审核、审批权限 文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限 质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理 程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代 表 作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理 者代表 质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质 部经理 体系文件下创造细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代 表 注:1、审核、审批人不得与编制/更改人相同,但审核、审批人 可为同一人; 2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表 格,须由管理者代表审核和审批。 4.方法和过程掌握 4.1重要说明:为进一步明确质量管理体系文件的受控状态,受 控章在文件左上角的为体系文件正本,受控章在文件右上角的为体系 文件副本。授控章由品质管理部统一掌握管理 第 2 页 Word 4.2体系文件的版本掌握 4.2.1 未经修改的文件版本号为a/0,修改一次版本号升为 a/1,当版本号从a/9升级时,则升为b/0,依此类推。当对体系文 件进行全面修改时,即使修改次数未到达9次,版本也要全面改版(如 从a→b、b→c……)。 4.2.2 文件页数超过 1页以上,则文件修改时只更改修订页的 版本号,如文件某一页的版本号升至a/9,则该页再次修改升级时, 文件全部页的版本号升为b/0。 4.2.3 若文件更改后增加或削减页数,则各页均按原最高版本 号的页统一升级为相同的版本号。 4.3体系文件的编制、更改 4.3.1 文件的编制和更改需按 《体系文件掌握细则》规定的格 式和编号方法进行。 4.3.2 动议编制/更改文件需填写 《文件编制/更改申请表》, 经管理处/部门负责人确认后,报品质管理部。集中编制/更改时可只 填写一个编制/更改申请表,经管理者代表审批。 4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开头生 效执行。 4.4体系文件的分发 4.4.1新编或更改的体系文件,由品质管理部加盖红色受控印 章后,填写 《文件发放签收表》,按 《体系文件下创造细》分发给相关 部门(零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各 第 3 页 Word 部门,不须填写《文件发放签收表》,作废表格不须交回品质管理