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PAGE 5 论时间规划在会议服务中的重要性 摘要：北京网信物业管理有限公司成立于1999年，是北京电信实业集团公司的下属企业，具有独立法人资格，以物业管理为主要经营业务。经过几年的不断探索，总结经验，公司已成为机构设置完善、管理科学、设备先进、具有专业特色的经济实体。通过在网信物业管理有限公司实习，从事了会议服务这份工作。认识并了解了会议服务。发现时间规划对于会议服务非常重要，它决定了是否能让领导们更满意我的服务。 关键词：时间规划；会议服务；重要性  目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 一、会议服务的定义 2 二、会议服务的工作内容 3 三、时间规划的定义 3 （一）时间规划在会议服务中的应用 3 （二）时间规划在会议服务中解决的问题 4 四、时间规划的意义 4 五、总结 5 参考文献 6 一、会议服务的定义 会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conference officers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务（conference service）的部门，对会议官员有一整套严格的要求。 在会议运作当中，“时间”并不是一个孤立的概念，人们对于“时间”长短的感知是与会议中的很多事情勾连在一起的。综合来看，处理好会议中“时间”相关的问题，如下两个因素是一定要考虑的。 1.消费升级让人们对于“时间”的感知变得更加挑剔 如今的消费者肯定是变了，而且是变得越来越难以对付。别管消费者平时“时间”的安排是否合理，只要他进入到你的会议的“管辖”范围之内，你就有责任把这段“时间”给他们设计好、管控好。 2.不同群体对会议中“时间”的感知有很大差异 如果晚宴翻台需要等待四五十分钟，而且中间也没有特别的安排，那么有的人会等下去，而别的人则会选择离开；对于会议拖延时间、活动改变计划，有的人可以忍受，而别的人却会表现出极度地不耐烦。那么，什么样的群体容忍度会更低呢？一是花钱多的人；二是级别高的人；三是与这个会议的关系度不那么紧密的人。什么样的群体愿意花更多时间在会议的社交上呢？一是级别高的；二是业务型的；三是与这个会议关系密切的。谁更愿意在会议期间有更多自由时间？一是女性，她们愿意利用自由时间结伴上街；二是有级别、有业务责任在身的人，他们愿意花更多时间与自己期望交往的人在一起。对于一般参会者而言，他们更愿意参加集体安排的活动。 二、会议服务的工作内容 一、会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等； 二、每次会议开始前，在进门处检查与会人员证件；会议开始后，将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室，将会议厅室的大门关上； 三、迎接嘉宾，引导代表等至指定席位； 四、记录会议的进行过程及代表的发言内容； 五、对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名，所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。 六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发，如稿件未到，可在主持人发言小结时分发，或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性，如代表系临时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还； 七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅； 八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、（主持人用）木槌、投影设备等是否均已符合要求； 九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话，以免干扰会场。 十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位；各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。 三、时间规划的定义 （一）时间规划在会议服务中的应用 （1）科学地拟定会议召开的时间。首先，需了解一天当中何时开会较为妥当。一般来说，上午人神清气爽、注意力集中，适合开会。随着时间的推移和工作对人精力的消耗，下午人的耐心和专注性被渐渐地消磨，需要快速得出结论的会议最好安排在下午。也可考虑把午餐融入在会议之中，午餐开会既有优点也有缺点，共享食物是联系人们之间感情的一种方法，会议与午餐结合在一起强调了人的社交性，在充满民主氛围的会议上发给与会者一些茶点、果盘就可以起到气氛轻松融洽的作用。其次，会议召开的时间点不易在上下班前后半小时。因为这时人的注意力也较为分散。哈佛时间管理理论认为：开