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6月二0一六年 6月 二0一六年 档案管理 流程及方案 目录 一、档案管理制度 二、档案管理流程 .人员管理 .档案及仓库管理方式 三、档案安全保密与借阅查阅 .档案借阅记录表格式 .外来人员借阅查阅管理方案 .安全隐患解决方法 档案保密方法 四、归档职责 五、附件 一、档案管理制度 我司在档案管理上首先会做到对档案的安全保管，定时检查有无缺本缺项目，主动发明妥善的管理方案，做到防盗，防火，防潮，防尘，防丢失机密，经常保持库房通风。分派好有关工作人员对于档案的整顿和保密工作，做到档案文献不外借，不自作主张，拟定因公需要阅读档案时，均在档案室按照有关的位置有关规定借阅。 对于档案室的规定，严格恪守档案室内严禁吸烟，严禁寄存易燃易爆物品，严禁使用电器，严格规定档案管理工作人员的个人习惯，做到绝不损害和泄密任何一本档案文献。 为提高工作效率，简化工作流程，使其档案管理规范化，简便化。特作出下列规范规定。 接到收取文献告知，问清文献寄存位置。 达成指定地点，整顿档案文献，核对文献项目名称，招标编号，招标文献数量及投标文献数量状况。 登记档案文献收取表，与交接人核对文献项目基本状况并签字。 取回档案文献寄存与待整顿区域。 档案管理人员将整顿好的档案文献登记到电子统计档案文献表内。 对统计好的档案文献进行装盒打包，同时编辑好相对应档案编码，再其对应的装盒外进行标注。 将整顿编辑打包好的档案寄存与档案室内，根据其不同的招标文献类型寄存于对应的档案架内。 根据档案寄存位置，填写到电子统计档案文献表内。 档案领取时根据电子统计档案文献表查找到档案存储位置，及时对领取后的档案文献进行数据更新，并登记档案领取文献表。 每月月末对其本月内所存取档案统计进行统计，核对档案电子统计信息与实际档案存储信息状况。做到统计信息与存储信息完全一致。 二、档案管理流程 人员管理： 阐明：部门副总重要职责安排档案管理员有关工作任务，档案管理员进行发派并且安排工作人员进行工作，并且每月月底巡岗位一次，重要检查工作人员有无错误操作及工作进度。电子档案录入员重要负责档案的分类及录入电脑，每套档案以一正两副的模式分出，拿出来的文献做废弃解决，并且将剩余的文献按照规定录入到电脑里。打包员重要负责录入电子档案之后的文献打包打捆工作。 档案及仓库管理方式： 1.档案管理方式 制作档案标签：写明项目、编号、申请人、时间、货位（如图一） 档案包装：根据档案只留一正两副，按照同一项目同一编号用打包机横向两捆打包，外包装用硬纸壳封住（如图二） 项目名称：XXXXXXXXXXXXX项目 招标编号：0686XXXXXXXXXX 申请人:XXXXX公司 XXXXX公司 货位：XXXX 时间：20XX年XX月 -图一- 项目名称 项目名称： 编号： 申请人： 货位： 时间: -图二- 包装纸壳样图 2.流程 对于档案文献分项目进行管理摆放，将各个货架分档案各个项目的摆放地点，投标文献只留一正两副招标文献全留，实施对档案入库出库管理。 入库： 1.档案文献按投标文献只留一正两副进行保存，正本保存年限，副本保存年限3年 2.档案按照项目完毕进度划分已经完毕项目和未完毕项目，已经完毕项目录入电子档案后打包，按照次序码放货架，未完毕项目临时放在地上，待结束后上架。 3.新档案入库的时候档案管理员进行分类登记。 出库： 1.档案出库必须填写《档案出库、销毁审批单》，并经副总经理签字，档案管理员对出库文献进行登记。 2.档案销毁必须填写《档案出库、销毁审批单》，并经副总经理签字，档案管理员对销毁档案进行登记 3.文献管理流程图 放档案室外，待卖出或销毁 放档案室外，待卖出或销毁 废书借出、偿还 废书 借出、偿还 外来人员查阅档案需出具单位证明，填写借阅记录表需要查阅档案者，应部门主管领导同意 外来人员查阅档案需出具单位证明，填写借阅记录表 需要查阅档案者，应部门主管领导同意 偿还时档案员认真检查文献的完整与整洁状况 偿还时档案员认真检查文献的完整与整洁状况 统计初稿 接听 接听业务处电话时间：XX月X日X时 档案规定寄存位置：XXX库房 档案规定筛选数目：X正X副 项目项目分类摆放：X项目→X