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电子文件档案与纸质文书档案的比较研究 一、 电子文件档案 网络技术的快速发展导致了不同方面的连通性变化：多媒体技术的产生、数据库技术的产生、数据网络传输技术的使用、网络数据资源的共享以及大量电子文件的出现。传统的档案管理模式遭受到电子文件档案的冲击。随着电子文件档案在社会生活中发挥越来越重要的作用, 不少人产生了这样的想法:在不久的将来, 电子档案将取代纸质档案, 独霸档案天下。电子文件档案究竟会不会代替纸质文书档案?电子文件档案能不能兼具电子、纸质档案的双重作用?这些问题摆在我们档案管理人员的面前, 面对新时代档案管理工作对我们的提出的挑战, 需要我们深入剖析纸质文书档案与电子文件档案。 二、 电子文件档案的内涵 要想解决以上疑问, 需要我们从剖析两者定义入手, 了解什么是纸质文书档案, 什么是电子文件档案。 纸质文书档案, 顾名思义就是以纸张作为载体, 对人类社会、政治、经济、文化、历史等各项实践活动的真实记录。纸质文书档案最显著的特点是以纸张为载体, 纸质文书档案的保存、应用、共享等都受到纸质载体的影响, 对于纸质文书档案的研究离不开“纸质”这一载体特征。 关于电子文件档案的定义, 看法不一, 现援引一二。 1.国际档案理事会电子文件委员会观点:把“档案”接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。 2.国内典型观点:“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。” 3.美国国家档案馆观点:“由档案馆接收和保存的电子文件直接称为:‘电子文件’。” 分析以上几种观点的共同点, 不难看出, 电子文件档案具有这样一些特点, 首先具有档案性质, 被档案管理部门接受并保存;其次是“电子”特征, 归结到底, 也就是文件现代化的信息技术与硬件载体。 所以无论是电子文件档案还是纸质文书档案, 他们都具有档案的特性, 不同的是载体以及因载体的不同而衍生的其他的区别。下面我将着重从两者的优缺、价值、需求等方面进行比较。 三、 纸质文件文件和电子文件文件的比较 (一) 电子文件档案的特点 纸质文书档案以纸张为载体, 在查询时首先具有有证可依的特点, 一旦内容与纸墨融合成一个整体, 形成文件或者记录, 随时可以提供证据, 而且具有不易修改性;其次, 纸质的载体特征使纸质文书档案的稳定性比较高, “黑字落白纸”, 在人们的心中是板上钉钉的事, 可信度高;第三界定容易。纸质文书档案, 原始性较强, 所以界定非常容易, 而且法律效力非常强, 几乎没有人会对纸质文书档案产生怀疑。纸质文书档案的缺点也是由它的载体决定的, 纸质文件空间占有率大, 寿命受环境条件影响大, 传输与应用、价值与共享都受“纸质”载体的约束。 电子文件档案是以现代存储体为载体, 显示屏为展示平台, 以计算机为硬件支持。电子文件档案优点比较多:它具有信息存储的高密度性。小小的磁盘能够存储超量的档案, 可以毫不夸张的说, 在条件具备的情况下, 一个小小的磁盘能存储全世界有史以来的所有纸质文书档案的内容;电子文件档案的信息与载体之间具有可分离性, 可以将巨量文件档案随身携带;电子文件档案不像纸质文件档案, 只能现场查阅, 可以传递快捷, 轻易实现在线查询, 便捷实现资源共享。电子文件档案也有它的缺点, 对现代电子信息技术的依赖性强, 非人直接识别, 一旦失去系统与技术支持, 电子文件档案就可能出现无法识别与查阅, 甚至会瞬间销毁。电子文件档案存在不安全性, 非常容易修改与复制, 原始性界定困难, 往往会引起人们对电子档案的法律凭证作用的怀疑。 (二) 两种文件档案的优缺点 “档案的价值指的就是档案的利用价值, 是档案能够满足社会需求的表现。”保存档案的目的是为了发挥档案的价值, 档案只有被需求者所使用, 并为社会经济文化的发展创造出更多价值, 档案才有存在的价值。两种文件档案的优缺点决定了两种文件档案不同的价值。 首先他们的价值形成不同。纸质文件档案, 一旦进行记录与保存, 它们的价值就形成了, 而且具有不可逆性。电子文件档案的价值有赖于技术和形成环境, 只有将电子文件信息与形成、记录过程有机结合, 才可能产生价值; 其次, 价值鉴定要素不同。电子文件档案的价值鉴定, 由证据、信息、记忆等形式构成价值鉴定要素, 它要求信息得到证据保证, 运用技术平台, 为事物、活动的再现提供条件。纸质文书档案价值的鉴定不同, 它注重两方面的价值, 情报性价值与文件的证据性, 文件一旦具有信息的内容, 并且加上相关部门的确认, 纸质文件档案的价值就实现了。 (三) 电子文件档案与纸质档案的优势差异 电子文件档案与纸质文书档案对档案需求者的需求影响不同。 首先需求实现载体不同。从文字发明以来, 不同时代的人们运用不同的载体, 甲骨→竹简→丝绸→纸质, 文件呈现形式也可能存在