会议服务工作规程.docxVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 会议服务工作规程 基本信息 标准名称 会议服务工作规程 标准编号 实施日期 发布部门 年代号 制/修订人 审核人 批准人 目的 为规范各项目会议服务工作要求，制定本标准。 范围 本标准规定了会议服务中会前、会中及会后各阶段的服务要求。 本标准适用于各物管中心（处）向甲方提供的会议服务项目。 作业流程、工作内容及质量要求 会前策划 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 客户需求 确认 通过来电、来访、会议系统等方式接收客户会务需求； 应向会议需求人详细了解会务需求，视会议重要程度、复杂程度及会议需求，填写《会务服务需求确认表》（表31031-28）。需了解的内容包括： 会议信息。会议名称、目的、类型、日期和时间、参会领导、人数、议程等； 会场布置要求； 其他要求等。 客户确认。客户需求确认后，应要求客户在《会务服务需求确认表》（表31031-28）上签字。 注：重要会议和接待必须填写《会务服务需求确认表》（表31031-28）。 接收方式按与甲方沟通确定； 要有书面登记； 要有客户签字确认； 会议需求了解全面，能有效指导配合甲方搬迁工作。 2 成立小组 根据甲方需求，成立会议服务工作小组，明确各小组职责。 分工明确； 职责清晰； 安排合理； 便于执行。 3 编制方案 编制会议服务方案（如有必要）。方案内容包括但不限于以下内容： 各部门工作内容/事项、职责分工、时间要求、质量要求等。具体策划内容包括但不限于： 场地安排和布置，包括但不限于签到台布置方案（台布材质/颜色及铺设、物品准备、摆放位置等）、横幅要求（颜色、悬挂位置等）、座椅选用（主席台座椅、演讲台座椅选用和摆放）、座次安排、名牌设计要求、鲜花与植物布置（主席台、演讲台）、果盘、茶歇准备等； 会场环境准备（保洁等）； 会务用品及硬件设施配备； 突发事件应对措施； 会议秩序及安全等。 注意事项及应急处理要求等。 4 方案审核 视实际情况，会议服务方案报甲方审核，甲方审核通过后实施。应确认的内容包括但不限于以下： 签到台布置方案（台布材质/颜色及铺设、物品准备、摆放位置等）； 横幅要求（颜色、悬挂位置等）； 座椅选用（主席台座椅、演讲台座椅选用和摆放）； 座次安排； 名牌设计要求； 鲜花与植物布置（主席台、演讲台）； 果盘、茶歇准备等。 —— 5 内部通知 根据方案，如有必要在内部下发《重要接待通知单》（表31031-29），督促各责任部门落实各项任务。 《重要接待通知单》应明确到人 注意事项： 会议需求、方案审核有书面登记和客户签字确认。 会务服务 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 会议分工 按照会议级别和会议规模，提前做好人员分工，配备相应的服务人员、安全保卫人员、设备保障人员。 人员配备合理，分工明确； 做好会议服务、设备设施保障及安全保卫等工作； 会场干净整洁、绿植摆放整齐； 设备、物品、器具、资料准备充足，保证会议中无欠缺； 电子显示屏发送及时、欢迎词发送无误、桌签摆放整齐、无错字、无错位。电脑演示、宣传片播放正常、录音、录像及网络连接提前准备； 会场灯光明亮、和谐。温度适宜。通风良好。投影清晰正常。音响声音清晰无杂音； 在摆放麦克风时，同方向摆放时，在同一水平线上。同角度、同位置时，高低在同一直线上； 提前半天做好会前准备事项。会议开始前30分钟所有工作准备完毕。 2 会场环境 整理 环境部（保洁人员）应提前做好会议室清洁，按照分工要求进行绿植摆放和绿植表面清洁。 3 会议用品 准备 按会议级别准备会议用品（需与甲方确认），包括但不限于茶具、茶叶、咖啡、矿泉水、纸、笔、鲜花、果盘、茶歇等。准备电源转换插座、万能充电器、插电板等备用品。 4 有关文字 内容确认 应与主办方确认的内容包括：欢迎词（条幅/会议室背景板/电脑欢迎词）内容、指引牌内容、名牌、名单、接待文档等相关资料和演示文件内容。 5 内容制作和摆放 按要求提前制作欢迎词并按要求发送。制作欢迎牌、定制鲜花、制作条幅和名牌等，并按要求摆放和悬挂。张贴会议背景板文字、准备电脑欢迎词、准备接待文档等。 6 桌椅摆放和布置 按要求准备主席台、演讲台，并摆放桌椅、布置台布、摆放麦克风、花卉、纸巾、毛巾、矿泉水等。根据客户要求进行座位格局和座次安排，并摆放座席牌等。 7 设备调试和准备 按要求进行灯光、麦克风、音响、投影设备现场测试、客户宣传片试放和录音、录像、接待文档演示、网络调试及室温调节等准备工作。 8 其他事项 准备 按会议级别和客户要求铺设红地毯。摆放指引和警示标识。预留停车位、预留专梯。设置吸烟区。检查安全、消防设施及疏散通道等 9 会前检查 会议前1小时检查空调开关是否正常； 检查灯光、窗帘、会议设备等是否使用正