秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求.pdfVIP

Word 秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求 4、自我介绍 二、名片设计与名片接递方法 1、名片是让新结识的伴侣记住你的姓名、地址和电话号码等 的一种有效方法。 2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容： 〔1〕公司标志、商标或公司的徵记；〔2〕姓名；〔3〕职务； 〔4〕公司名称；〔5〕公司地址；〔6〕电话号码；〔7〕传真号码；〔8〕 若有必要，也可印上其他办事处的地址。 3、名片交换时机 〔1〕当你与某人第一次见面时，一般都要赠送一张名片，这 是非常得体的礼仪； 〔2〕在展销会开头时，销售经理与客户之间互换名片是一种 传统，表示非正式的业务往来已经开头； 〔3〕在来宾较多的场合，一开头就接受名片可关心你及早了 解来客的身份； 〔4〕去拜见某人时，假如仆人没有出示名片，客人可在道别 前索要； 〔5〕用餐时不要出示名片，而应等到用餐结束； 〔6〕有时，假如本人不能亲自前往，可以送上名片来 “代表” 你。 三、把握正确仪态 第 1 页 Word 仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，包 括：站姿、坐姿、走姿、气质和风度等。 1、站姿：最简单表现姿态特征的是人处于站立时的姿态。 2、坐姿：是秘书活动中最重要的人体姿态，是一种静态造型， 其包涵的信息也特别丰富。 四、影响秘书职业形象的不良习惯动作。 五、职业女装有以下三种基本类型：西服套裙；夹克衫或不成 型的上衣；连衣裙或两件套裙。 六、领带打法的种类：〔1〕浪漫结；〔2〕温莎结；〔3〕王子结； 〔4〕四手结。 七、服饰穿戴选择的基本原则。 其次节接待 一、做好接待的预备工作。 二、接待预约来访者的工作程序 〔1〕以良好的公司形象迎侯来访者，当来访者走近时，以站 立姿势面带微笑主动问侯； 〔2〕了解来访者商定见面的部门或人员； 〔3〕假如来访者是在商定的时间到达，应马上通知被访者； 〔4〕假如来访者比商定的时间来的早，请其入座，款待饮料， 递送书报以排遣时间，或轻松地和他们沟通，使他们感到不被冷淡， 待离商定时间前5至10分钟，再执行第 〔3〕条； 第 2 页 Word 〔5〕根据单位要求给来访者发放来宾卡，并提示来访者离开 前返还来宾卡； 〔6〕正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求支配 工作人员伴随前往； 〔7〕来访者离开时，应礼貌送客，需要时可帮助来访者预定 出租车。 三、接待未预约来访者的工作程序 〔1〕面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时， 仍以欢迎的看法礼貌友好地接待，为其服务； 〔2〕询问来访者要访问的部门工工作人员姓名； 〔3〕努力为来访者支配一个尽可能早的预约时间； 〔4〕假如来访者要求当天见面，庆设法联系有关部门或人员， 看是否被访人或其他人员能接见来访者； 〔5〕假如当天可以接见，根据接待预约客人的工作程序进行； 〔6〕假如当天的确不能找到适当的人与来访者见面，要马上 一直访者说明状况，切忌不要让客人产生 “等一等还有盼望”的误会， 以免铺张双方时间，使自己更被动； 〔7〕在无法接待来访者的状况下，应主动请来访者留言，并 向其保证尽快将留言递交给被访人； 〔8〕再次给来访者一个预订约会的机会，并耐烦听取对方的 要求； 第 3 页