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企业销售管理信息系统分析与设计

一、系统分析阶段

（一）现行系统的调查

1、组织结构调查

通过对企业现行系统的调查，了解到该企业的组织结构设置为：经理下设有票务部、结

算部、财务部、仓库保管部4个部门。组织结构如图：

经理

票务部结算部财务部仓库保管部

各部门的主要功能：

（1）经理：主要负责销售计划的制定和计划的落实。他需要经常了解和掌握销售情况，

为他指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。

（2）票务部：主要负责开票。顾客购买产品首先到票务部去开票，开票人员根据顾客

所有的购货单（包括商品名称、规格及数量等）开票，所开票据包括发票和提货单。根据业

务的需要，票务部还有负责退货的处理，即开具相应的红字发票。票务部需将发票的存根交

财务部处理。

（3）结算部：为了加强管理，保证开票、结算分开。开票之后，顾客持发票到结算部

付款，办理结算手续。结算方式有：现金结算、汇票结算、支票结算等。顾客付款之后，结

算人员在提货单上盖上“已结算”印章，说明结算手续已办。结算人员每天都将结算的单据

及现金交给财务部。

（4）财务部：财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。销售报表主

要包括产品销售明细日报表、销售回款明细日报表、销售回款汇总日报表、顾客欠款表及销

售计划完成情况分析表等。由于手工操作效率低，财务人员隔3－4天向经理报一次日报表。

各种日报表都包含有月累计情况。因此月末的日报表就是该月的月报表。

（5）仓库保管部：仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和采购。顾客办理完结算

手续后，持提货单到仓库取货。此时，仓库管理人员检查提货单和发票无误后，便给予提货，

即出库。出库之后登记入帐。当用户退货时，通知票务部开出红字发票到结算部，结算部退

款。当缺货时向供应商采购产品并入库。

2、业务流程调查

该公司是贸易型公司，主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。企业的业务过程较

简单，现行系统的业务处理过程是：顾客为购买产品先到票务部填写购货单（包括商品名称、

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种类、数量等），开票人员根据购货单，首先查阅库存帐，如有货，开出发票，如库存不足，

发出补货通知给仓库。开票人员还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。顾客持发票到结

算部付款，并办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续。仓库根据

顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理，并根据库存情况决定是否订货。根据出货情况

和采购情况更新库存帐。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、

发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析。并将各种报表上交经理，由经理制定下一季

度或年度的销售计划书。

顾客

订货单

补货通知单票务部

红字发票

发票、订货单

退货通知

结算部单据汇总财务部

顾客

结算后的发票销售统计报表销售分析报表

盖章的提货单

经理销售计划表

仓管员库存帐

采购单退货单

出库单

提货通知单供应商