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论述人力资源工作中的档案管理

摘要：众所周知，企业的稳步发展离不开优质的人力资源管理，人事档案

作为人力资源管理的重要环节，在人力资源工作开展中有着重要的意义和作用。

下文主要谈谈人力资源工作中的档案管理。

关键词：人力资源重要性管理问题管理体会

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一、人事档案管理的定义

人事档案管理的定义就是指企业人力资源管理人员，通过对本公司人员的个

人经历、政治思想、工作能力及业绩等材料的统一整理和记录，为方便企业内部

真实考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案的重要性

人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它真实地记述了档案人的个

人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。人事档案

对于每个人来说都非常重要，它可以证明一个人在各个工作岗位不同时期的人生

轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、

职称申报等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和

个人的权益都无从得以保障！在人力资源管理中，人事档案的作用包括两个方面。

2．1档案对用人单位的作用

对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案

是历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹，总结经验

教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。单位为了做到知人善

任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解一个人，通常会将考察现状与查阅档

案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。在

用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会

汇总，归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，

都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的

情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动

合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位提高工作效率，

提升整体素质的首选措施。

2．2档案对个人的作用

在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。

由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，

所以它有极强的法律效力。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源开发和管

理等工作服务，同时也为个人切身利益服务。对于个人来说，无论是就业、考研、

公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及

各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

三、人事档案管理存在的问题

3．1内容上立卷不够规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）

记载多样。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用１６开办公用

纸，但现行的公文材料大部分是Ａ４纸，学历材料绝大部分也是Ａ４纸，纸张大

小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料

归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。

四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖

人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已

不能满足单位发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的

内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到

案卷质量