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文书档案分类及文书档案归类整理方法

文书档案分类及文书档案归类整理方法

文书档案简介

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社

会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管

理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文

书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各

种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等

方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

文书档案分类

1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每

个保管期限下按年度分类。

2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期

限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每

个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年

度下按保管期限分类。

文书档案作用

1）分类是档案整理工作的重要环节；

2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；

3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；

4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

文书档案原则

档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则

保管期限

我国档案保管期限分为10年、50年和永久。

销毁制度

1）制定保管期限表；

2）制定销毁档案的审批制度；

3）制定销毁档案的监销制度。

编制

按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留

存。

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的

有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生

活、行政事务管理活动的历史记录。它按照习惯的档案分类方法

即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。

在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经

很难分开文书档案和科技档案。只是十大类中的前四类即党群工

作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文

书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷

格式》进行。所以专门讲讲文书档案的收集、整理方法。整理档

案也和其他工作一样有其规律性，也就是要掌握各类档案的归档

范围，保管期限，分类组卷方法：

一、文书档案的归档范围和保管期限

机关、企事业单位的工作职能不同，形成的文件材料也不同，归

档范围也不同，各自有具体的归档范围。也有共同规律，也就是

看这些文件材料对本单位的关系如何？就是将来有无利用价值？

从这一点出发可以有一个基本概念，对上级文件、本级文件，同

级文件和下级文件材料那些要归档，哪些不要归档就有一个数。

上级文件要归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位

发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、

物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，

有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县

各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要

归档作为短期保存。

本单位的文件材料基本上都要归档，不仅仅是正式发文，不是红

头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议

记录等等都要归档。重要的永久，一般的长期，作用不大的短期。

同级机关，兄弟单位的材料主要看与本单位是否有关系，一般的

参阅件不必归档，但合同、协议，重要的来往信件要归档，有的

与本单位的文件材料一起归档(如合同、协议)重要的永久，一般的

长期。

下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重

要的长期，一般的短期。

具体归档范围：企业的主要是党群工作、行政管理、经营管理、

生产技术管理这四类。机关事业单位按各自的归档范围执行。

二、文书档案的整理方法

(一)文书立卷责任部门：

文书档案一般由文书、收发人员收集齐全，立卷归档，这是我国

长期以来形成的文书处理部门立卷制度，1956年4月16日国务

院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：全面推行文书处理

部门立卷，以建立统一的归档制度。这就是说明文书立卷的任务

不是档案部门，而是文书处理部门，档案部门是起监督指导作用，

我们有些单位很小，没有建立档案机构，档案工作也不规范，一

般由文书兼档案员，所以档案整理既是文书，又是档案员在搞。

现在有的单位建立了规范的档案室，结果把文书立卷的任务交给

了档案室，有其优点是案卷整理得比较规范，缺点是收集不齐全

也不知道，文件材料的形成规律和相互关系