连锁店运营管理 第13章 连锁业的信息管理系统.docx

PAGE2

第13章连锁业的信息管理系统

13.1连锁店的信息管理系统

连锁企业整个信息管理系统由总部信息管理系统、配送中心信息管理系统及连锁分店信息管理系统三大部分组成，涉及销售、库存、进货、应收款、应付款、合约、数据传输、数据汇总、信息、办公行政等许多方面。

13.1.1总部信息管理系统

连锁总部是经营管理的决策部门，主要负责商品的采购、定价、财务、批发、调拨等工作，并通过网络查询及汇总各个连锁店的销售状况、库存情况及配送中心的库存情况等信息，系统及时生成各种报表供经理分析，以制订新的工作计划。

具体包括以下内容。

1.基本信息管理

可建立、修改并查询企业、部门、各个连锁店、往来顾客编码等信息；可进行员工档案的管理、员工的密码管理、权限管理及商品价格管理。

2.合约管理

合约管理包括总部和供货商的合约管理。进行合约的录入、修改、查询，并能根据实际供应情况分期、分次查询管理合约的执行情况。

3.进货管理

可进行商品进货单的录人、修改、查询、打印，并通过审核生成人库单转人配送中心，再经配送中心审核人库。系统可通过进货单的处理自动生成针对特定供货商的累计进货额、累计结算额和应付金额等。

4.应付、应收管理

针对进货顾客和批发顾客付款情况，系统自动生成应收或应付信息和对账单，并且顾客可随时查询应收、应付信息。

5.批发销售管理

批发销售可由总部统一处理，可进行销售单的录入、修改、查询，并通过审核自动生成出库单，再转入配送中心审核出库，同时进行销售结算处理。

6.财务管理

通过财务人员日常的凭证处理，系统自动生成明细账、总分类账、资产负债表和损益表等常用的会计报表。

7.物流处理

处理连锁分店日常的补货要求、实现配送中心生成商品配送通知以及连锁分店间的商品调配等功能。

8.数据传送管理

向配送中心传送商品变动信息、商品进货情况、商品批发销售情况、商品配送信息及连锁店的退货信息等，同时接受配送中心向总部传送的信息，如库存情况、连锁店配货情况、报损情况等。

13.1.2配送中心信息管理系统

配送中心信息管理系统是以商品的物流管理为对象，以商品的到货、验货、库存、配送和出库为内容的信息管理系统。其功能主要表现在以下几个方面。

1.入库管理

人库管理主要包括进货开票及审核入库、进货结算、预付款管理、进货查询等功能。

2.出库管理

出库管理主要包括货物配送、货物调拨、货物退出及货物赠送等功能。

3.库存管理

库存管理主要包括货位管理、调拨管理、出库开票、入库开票、盘点管理、报损管理、库存查询及库存的报警管理等功能。

4.零售管理

零售管理主要包括零售开票、零售查询、零售结算等功能。

5.数据传送管理

数据传送管理包括接受总部传送的商品变动信息、商品进货情况、商品批发销售信息情况、商品配送信息及连锁店的退货信息等。同时，向总部传送信息如入库信息、销售信息、库存盘点信息、退货信息等。

6.系统功能

系统功能包括登录口令的设置和口令的更改，登录人员及其权限设置等功能。

13.1.3连锁店信息管理系统

各个连锁店是整个连锁店组织实现利润的现场经营者，它除了要进行日常信息的处理外，还要及时传送相应的信息，使总部能了解实际的销售库存情况，以便做出相应的决策。

根据连锁店的特点，它的管理系统可分为两大部分，即前台零售管理系统和后台管理系统。

1.前台零售管理系统

前台零售管理系统是商品销售数据的最初来源，是商品价值进行交易的过程，主要执行商场的日常销售、退货业务、收款处理。另外，系统应对前台零售员工的权限进行严格限制，以防错误信息进入系统以及其他蓄意破坏的行为发生。

2.后台管理系统

(1)基本信息的管理：主要包括商品信息和分店员工管理，主要完成录入、修改以及查询，还包括对员工密码的修改。

(2)入库管理：将配送中心的入库单审核入库，并可随时查询入库单。

(3)库存管理：主要包括调拨管理、报损管理、报警管理及盘点管理等功能。

(4)零售管理：进行零售日结，汇总前台的日销售信息，实时查询收款数据，并可随时将查询情况生成销售分析图，如日报、月报、年报等。

(5)数据传送：向总部传送信息，如库存盘点情况、报损情况及销售情况，接受配送中心配送信息等。

13.2连锁店信息管理系统的效益

每家连锁店的经营状况不同，对于自动化的需求也不一样，在导入信息管理系统时，要考虑的因素相当多，如自动化系统的成本、人力需求、所需耗费的时间及作业流程配合等，如此才能知道导入此系统是否能产生最大的效益。要判断是否导入此系统，首先要了解连锁店信息管理系统能产生什么效益。

1.货账处理一元化

在实行计算机一体化作业的连锁店中，有经验且有心得的资深店员皆深知盘点、调拨、退货、补货等之间互动的关系，但有时借着反向操作所呈现出来的结果却是不实的账目数，而导入信息管理系统后，就能起到立