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收发文管理办法
收发文管理规定
第一章总则
为了规范公司的收发文管理工作,提高文件利用效率,进
而提高公司的工作效率和工作质量,特制订本规定。
公司文件是传达贯彻党和国家方针政策,发布公司规章制
度、请示、指示和答复问题,指导工作,报告情况等的重要工
具。因此,必须做好公司文件收发的管理工作,高效的为公司
服务。
公司所收发文件由办公室统一签收、发放、传递、保管及
归档。办公室指定专门人员负责收文和发文管理工作,收发文
人员必须根据文件资料类别,如实做好收发文的登记备案工作,
办公室必须按照准确、及时、安全、统一、规范的原则做好公
司的收发文管理工作。
第二章发文办理
发文办理是指公司对外发出或对内发布的文件,首先要拟
稿,稿子写好后由拟稿部门负责人或拟稿项目公司负责人初审
修改;然后报送相关领导审核,定稿后再走公司OA系统发文
流程;最后相关领导签发后送印,印制校对后发出。
发文办理主要包括以下几个工作程序:
1.拟稿:拟稿是指把领导或公司的发文意图条理化、清晰
化、显物化,是发文办理的关键程序之一。公司公文、日常业
务和事务性文件由相关职能部门负责拟稿,拟稿内容要求情况
属实、观点明确、条理清晰。
2.核稿:拟稿部门负责人或拟稿项目公司负责人对拟稿的
文稿进行审查、核对、修改,为送相关领导初审及签发做好准
备。
3.会签:凡公文涉及到有关部门的事宜,需给有关部门分
管领导会签。有关部门分管领导会签后送办公室对公文进行复
核,复核的主要内容为是否已经协商、会签,文种类别、公文
格式是否正确。
4.签发:公司各部室的一般事务性公文送分管领导签发。
其他重要文件,如请示、报告、制度及办法等一律送董事长或
总经理签发。
5.发文登记:此时的发文登记是指对待发文稿进行复核,
重点检查签发手续是否齐全,附件是否齐全,格式是否统一规
范,并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。
6.缮印:按已签发的文稿进行缮写或打印,并由办公室相
关人员负责校对。
7.用印:办公室对缮印好的公文进行盖章(包含电子章)。
8.发文登记:办公室行政人员将待发公文登记造册,以备
存查。
9.分发:办公室行政人员把用印并已登记过的公文通过适
当的方式(如OA系统、邮寄、电子邮件、专人递送、来人签
收等)传递各收文单位。
在公文发文流程结束后,办公室行政人员会按照文书归档
要求对所发公文进行存档,包括纸质档和电子档。电子档还需
要定期拷贝到专用的硬盘备份中。
收文办理是指对外部单位送达公司的公务文书和材料进行
处理和管理,包括文件、电报、其他文字资料等。经营管理和
党建管理类文件由办公室分别按照相关规定办理,并进行存档。
收文办理主要包括签收、收文登记、拟办、批办、分办、传阅、
承办、催办和注结等程序。
签收是指办公室收件人员在OA系统操作签收或在公文投
递单、送文薄签字,表示收到。通过OA系统签收时,应注意
公文电子档及附件的下载,避免遗漏;通过线下签收时,首先
要看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量、封皮
编号等与投递是否相符,最后检查文件是否破散,密封条是否
完好,检查无误后方可签字、盖章,确定签收。
收文登记是指对收到的公文进行注册、编写收文号等。办
公室将收到的文件按照正式、非正式和会议纪三大类进行分类
登记,其中正式类再细分行政和党委文件,会议纪要按类别分
类登记。然后对各类收文编写收文序号、来文日期、来文单位、
来文字号、文件标题及附件清理(下载)等工作。
拟办是在收文登记后,由办公室行政人员送办公室负责人
审核。符合相关规定的,由办公室及时提出办理意见和建议,
然后送相关领导批示后交有关部门办理。
批办是指相关领导对收文的办理给出指示性意见。需要办
理的文件,要按批办意见,分送公司有关部门或承办人员办理。
需要传阅的文件,要按批示意见传阅。如传阅文件有领导阅批
意见的,要按领导的意见做好补办工作。
承办是指按照领导的批办意见,由相应的部门具体承担收
文的办理。承办部门接到需办文件后,要认真及时处理,急件
随到随办。需两个以上部门承办的文件,主办部门要主动会同
协同部门协商办理,并负责回复办理结果;协办部门要积极配
合主办部门。
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