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收发文管理办法

收发文管理规定

第一章总则

为了规范公司的收发文管理工作，提高文件利用效率，进

而提高公司的工作效率和工作质量，特制订本规定。

公司文件是传达贯彻党和国家方针政策，发布公司规章制

度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工

具。因此，必须做好公司文件收发的管理工作，高效的为公司

服务。

公司所收发文件由办公室统一签收、发放、传递、保管及

归档。办公室指定专门人员负责收文和发文管理工作，收发文

人员必须根据文件资料类别，如实做好收发文的登记备案工作，

办公室必须按照准确、及时、安全、统一、规范的原则做好公

司的收发文管理工作。

第二章发文办理

发文办理是指公司对外发出或对内发布的文件，首先要拟

稿，稿子写好后由拟稿部门负责人或拟稿项目公司负责人初审

修改；然后报送相关领导审核，定稿后再走公司OA系统发文

流程；最后相关领导签发后送印，印制校对后发出。

发文办理主要包括以下几个工作程序：

1.拟稿：拟稿是指把领导或公司的发文意图条理化、清晰

化、显物化，是发文办理的关键程序之一。公司公文、日常业

务和事务性文件由相关职能部门负责拟稿，拟稿内容要求情况

属实、观点明确、条理清晰。

2.核稿：拟稿部门负责人或拟稿项目公司负责人对拟稿的

文稿进行审查、核对、修改，为送相关领导初审及签发做好准

备。

3.会签：凡公文涉及到有关部门的事宜，需给有关部门分

管领导会签。有关部门分管领导会签后送办公室对公文进行复

核，复核的主要内容为是否已经协商、会签，文种类别、公文

格式是否正确。

4.签发：公司各部室的一般事务性公文送分管领导签发。

其他重要文件，如请示、报告、制度及办法等一律送董事长或

总经理签发。

5.发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，

重点检查签发手续是否齐全，附件是否齐全，格式是否统一规

范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。

6.缮印：按已签发的文稿进行缮写或打印，并由办公室相

关人员负责校对。

7.用印：办公室对缮印好的公文进行盖章（包含电子章）。

8.发文登记：办公室行政人员将待发公文登记造册，以备

存查。

9.分发：办公室行政人员把用印并已登记过的公文通过适

当的方式（如OA系统、邮寄、电子邮件、专人递送、来人签

收等）传递各收文单位。

在公文发文流程结束后，办公室行政人员会按照文书归档

要求对所发公文进行存档，包括纸质档和电子档。电子档还需

要定期拷贝到专用的硬盘备份中。

收文办理是指对外部单位送达公司的公务文书和材料进行

处理和管理，包括文件、电报、其他文字资料等。经营管理和

党建管理类文件由办公室分别按照相关规定办理，并进行存档。

收文办理主要包括签收、收文登记、拟办、批办、分办、传阅、

承办、催办和注结等程序。

签收是指办公室收件人员在OA系统操作签收或在公文投

递单、送文薄签字，表示收到。通过OA系统签收时，应注意

公文电子档及附件的下载，避免遗漏；通过线下签收时，首先

要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮

编号等与投递是否相符，最后检查文件是否破散，密封条是否

完好，检查无误后方可签字、盖章，确定签收。

收文登记是指对收到的公文进行注册、编写收文号等。办

公室将收到的文件按照正式、非正式和会议纪三大类进行分类

登记，其中正式类再细分行政和党委文件，会议纪要按类别分

类登记。然后对各类收文编写收文序号、来文日期、来文单位、

来文字号、文件标题及附件清理（下载）等工作。

拟办是在收文登记后，由办公室行政人员送办公室负责人

审核。符合相关规定的，由办公室及时提出办理意见和建议，

然后送相关领导批示后交有关部门办理。

批办是指相关领导对收文的办理给出指示性意见。需要办

理的文件，要按批办意见，分送公司有关部门或承办人员办理。

需要传阅的文件，要按批示意见传阅。如传阅文件有领导阅批

意见的，要按领导的意见做好补办工作。

承办是指按照领导的批办意见，由相应的部门具体承担收

文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时处理，急件

随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同

协同部门协商办理，并负责回复办理结果；协办部门要积极配

合主办部门。