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物业档案收集

物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。

档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。

通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。

因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。

物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。

一、物业管理文件材料的形成

(一)物业文件材料的形成

物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折扣。

从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。

物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。

1.物业的接管验收材料：

(1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。

(2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。

(3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。

2.住户(租户)入住材料：

装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。

3.物业租赁材料：

“统一领导，分级管理”是我国档案工作的基本原则。只有通过归档，才能达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的。

3.归档是确保档案保管单位质量的重要关口

由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特别是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收，这就能有效地提高档案材料的质量。实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响。

(二)归档制度

为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度。归档制度是指导文件材料归档的基本依据。归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部分。归档制度的内容主要包括：

1.归档范围

确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据。凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。

(1)党群工作、行政管理和经营管理类档案

包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等。

①上级机关或业务主管部门的文件材料：

1)上级机关或业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2)上级机关或业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；

3)代上级机关或业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；

4)上级机关或业务主管部门转发本公司的文件(包括报纸和刊物转载)。

②本公司的文件材料：

1)本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；

2)本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；

3)本公司颁发的(包括转发及与其他公司联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

4)本公司的请示与上级机关或业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；

5)本公司及内部职能部门、管理处活动形成