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物业档案管理5.1

第五章物业档案管理

第一节物业档案管理概述

一、物业档案的概念

(一)档案的前身

档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。

“文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用，这时被称为“现行文件”。这一段时间过后，其现行效用消失，但仍有查考价值，便称为“历史文件”，经过系统化、有序化的整理，组成案卷继续保存。在很多场合，“历史文件”被认为是“档案”的同义词。

在国外档案学界，多用“……的文件”或“……的文献”等以“文件”为上位概念的提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》(1984)将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。”

在我国档案界，以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所著的《档案管理与整理》(1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书，其中指出：“文件未必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。”

(二)档案的定义

“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’”

我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、

1.档案实体分类

档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次：

(1)国家档案整体的分类

这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等)，从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

(2)档案馆馆藏档案的分类

这是对一个档案馆全部档案的分类，一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。

(3)全宗内档案的分类

这是对一个全宗的全部文件的分类，一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。

我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类。

2.档案信息(内容)分类

档案信息(内容)分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制