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物业档案的整理5.3

第三节物业档案的整理

一、物业档案全宗的划分

物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各

群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。

《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。

凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。

3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目

二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。

(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。

(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。

(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。

(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。

(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。

(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。

(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。

(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。

4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号

分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。详见物业公司档案分类表(表3-5-1)。

三、物业档案的立卷和编号

(一)立卷的含义

立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。

案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。

案卷有