QP002记录管理程序.docx

深圳市有限公司

标 题制订部门

记录管理程序品质部

编号 QP-002

版次 A00

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生效日期 2010/12/06

目的

加强对记录的控制,证明质量管理体系有效运作,方便记录的查询和统计质量

情况。

范围

凡本公司内经营活动均适用。

权责：品质部为质量记录归口管理部门。

部门主管权责:确认记录内容正确性。

各部门助理人员:保管、维护本部门有关品质记录。

定义

无。

作业内容

记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:

依据表格的格式及实际运行状况如实填写。

须填写记录日期与签核日期。

依权限签名、审核与批准。

不可以用铅笔填写品质记录表格。

书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。

记录的归档管理:

责任部门应对品质记录分类,并按日期或表格编号的先后进行整理,也可按月份或年度分类装订成册。

较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。

记录的储存与维护:

填写完成的记录由各相关责任部门保存,要求储存于档案柜内或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。

存放处须保持干净,并应防止其受到损坏。

各类记录依据规定的保存期限进行保管,参照《文件管理程序》。

记录若有损坏遗失等情形,应及时采取修复或补单等措施。

记录的报废管理

各部门须每六个月处理一次近期文件,将超过有效期的记录向品质部申请销毁，并更新《记录表格清单》。

表格修订

各部门的记录表格在使用前均须经过主管级以上批准。

在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级以上提出修改.可按

《文件管理程序》的有关要求执行修改。

表单每修改一次,应更新表单的版次,新表单正式使用时须将旧表单全

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生效日期 2010/12/06

数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,可将旧表先用完后,再使用新表单。

表格的标识

参与质量管理体系的表格应进行编号,并注明版本。编号方式及版本标识详见《文件管理程序》。

已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面盖上[作废文件]章或打上“×”作标识。

当有追溯要求时,各部门的记录应及时提供查阅。

若表格需印刷或复印时,应向主管报告,再到品质部索取正确的表格样本,不得自行外出印刷或擅自复印。

相关文件:

文件管理程序

相关表单:

序号 相关记录

1 记录表格清单

保存期限 备注

保存最新版

附件:

无。