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公司协同办公系统管理办法

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公司协同办公系统管理办法（试行）

为确保公司协同办公系统安全、畅通、高效运行，充分发挥协同办公系统的作用，提高工作效率，节约办公成本，规范办公管理，结合公司实际，特制定本试行办法。

第一章总则

第一条我司协同办公系统为集团公司协同办公子系统，主要内容包括集团公司门户信息、协同办公、文件处理、文档管理、公共信息、公告通知、会议通知、档案管理、流程管理、邮箱、电子传真、日程计划、系统设置等功能，旨在实现信息、文件无纸化传输、信息及时共享和交流，规范内部运作管理流程，提高办公效率。

第二条协同办公系统以事件为中心，从拟稿、审核、提交、办理、至办结归档，均需进入相对应的流程，按流程规定运转，运转过程中系统将对每一步操作自动留痕，对处理工作进行跟踪，并对工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并作为公司各类考核的依据之一。

第三条协同办公系统根据不同用户组设定了相对应的权限，各用户只能在权限范围内进行操作。

第四条我司各部室、分公司、子公司、作业区均须按要求使用协同办公系统，均为协同办公系统使用部门。原则上各使用部门均有两个用户，即部门主要负责人用户和部门公共用户，部门主要负责人用户由部门负责人自行操作使用，部门公共用户由部门员工共同使用。各使用部门和使用人员，须按本管理办法及协同办公操作手册规定进行规范使用。

第五条我司协同办公系统自正式上线已有一段时间，此期间实行了办公业务双轨运行，即纸质文件、外网邮箱和协同办公系统同时使用。从本试行办法下发生效之日起，各用户均需使用协同办公系统，各类信息、文件、通知等传输一律不再使用外网邮箱，除部分涉密及重要文件或对外往来文件、传真文件以外，一律不准纸质文件流转。

第二章系统运行人员及职责管理

第六条办公室负责协同办公系统的应用推广、运行管理、监督考核，并负责系统的日常维护及技术服务工作，同时负责与昆钢信息中心协调联系，处理vpn、协同办公用户新增、变更等事项，及时处理系统运行过程中的问题。

第七条各使用部门除主管领导自行使用和管理自己协同办公系统以外，应指定管理员，负责对本部门公用协同办公系统的日常管理、和简单维护，及时查阅协同办公系统中待办事项、邮件、通知、公告、会议通知等，并及时进行处理或告知其他员工处理。各部门应积极利用协同办公系统开展工作，并提出进一步完善系统的意见和建议。

第十七条各使用人员应严格执行有关操作规定，不得侦测、盗用他人帐号和密码，不得嗅探网络配置、服务器配置等信息。

第十八条协同办公系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。通过协同办公系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需另行打印。

第六章监督考核

第十九条办公室为我司协同办公系统运行监督考核部门。协同办公系统能自动对各项工作进行跟踪、记录，对各用户的工作事项、登录、信息阅读、处理周期、处理件数、延误情况等进行痕迹记录，办公室根据情况对各用户进行监督，并将各用户使用情况纳入公司考核范围内。

第二十条对长期未登录使用协同办公系统、不按要求进行规范使用；使用流程不准确、错误操作，对工作造成不良影响；不及时查阅、处理协同办公系统事项，影响流程传输及其它工作正常开展的使用部门和使用人员，均视情节轻重对使用部门、使用人员及部门负责人进行考核。

第七章附则

第二十一条本管理办法为试行办法，随着我司协同办公系统的使用，本办法将逐步完善，最终发布正式管理办法。

第二十二条本管理办法自下发之日起执行。

第二十三条本管理办法由办公室负责解释。