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人事档案管理制度及规范

人事档案管理及规范

员工人事档案是公司管理员工信息的重要依据。为了规范

管理，以下是员工人事档案管理的相关规定。

1.员工人事档案

新员工入职时，需要提交六项资料，包括应聘人员登记表、

身份证复印件、两张1寸彩照、学历（职称）证书复印件和劳

动关系说明书。

2.员工人事档案管理

2.1行政部门负责管理员工人事档案的建立、接转、保存

和整理。

2.2员工试用期满后，行政部门负责办理员工档案转入事

宜。

2.3员工合法终止/解除劳动合同时，相关部门负责人需要

在在终止/解除劳动关系手续清单解除劳动关系手续清单上签字确认无遗留问题。

2.4查阅员工人事档案需要经过行政部门负责人批准，并

办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、

泄露档案材料内容。

3.员工管理档案的管理

3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档

案，包括招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训

等材料。建立此档案旨在方便内部管理。

3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进

公司时间归类。

3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利、

奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负

责管理。

3.4员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材

料归入人事档案，员工管理档案封存。

3.5员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、

各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。

3.6任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案

仅供公司内部使用。

4.档案的保密

4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维

护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。

4.2对重要的文件要设专柜存放。

员工档案管理工作流程图

员工人事档案管理工作流程如下：

1.员工提交资料。

2.行政部门收集资料，包括身份证明材料、学历学位证明、

各类证书和招聘资料等。

3.行政部门管理员工人事档案，包括劳动合同及附件、试

用转正文件、各类人事通知单和其他相关材料。

4.行政部门审批编制明细目录。

5.行政部门编号。

6.行政部门标识。

7.行政部门归档。

8.行政部门入库。

员工档案管理工作标准

为规范员工档案管理工作，以下是员工档案管理工作标准：

任务名称：档案编号。

节点：员工提交资料。

任务名称：标识。

节点：行政部门编号。

任务名称：档案归档。

节点：行政部门归档。

任务名称：入库。

节点：行政部门入库。

该公司的人事档案是由行财部建立的，其中包括员工的个

人简历、应聘登记表、学历学位证书、相关资质证明材料、考

核奖惩材料、录用材料、劳动关系说明书以及其他材料。员工

应积极提供这些材料，并按照标准真实、严密、完整地进行统

一装订。

为了确保档案的准确性和完整性，行财部应编制档案内容

明细目录，形成人事档案目录一览表，并报上级审核。在编号

和标识档案后，应按照资料内容进行归档，并在档案明细表上

补填相应内容，将档案入库。这些操作需要严格按照准确、合

格、严密的标准进行，以确保档案的质量。

行财部应定期或不定期收集员工资料，审核、分类、整理

后查看是否符合要求，然后按照资料内容进行归档。这些操作

需要严格按照准确、合格、严密的标准进行，以确保档案的质

量。每月应进行一次档案归档入库的操作。

在收集员工资料时，需要按照标准真实、严密、完整的要

求进行。在入职时，需要收集《个人简历》和《相关材料》附

带的人事档案相关表格，并填写招工录用登记表。招工录用登

记表需要填写姓名、学历、职业技能、政治面貌、身份证号码、

联系地址、性别、婚否、健康状况、户籍所在地、联系电话、

出生年月、民族和照片等信息。

此外，还需要填写XXX应聘人员登记表。该表需要填写

申请职位、可到岗时间、姓名、文化程度、所学专业、性别、

血型、民族、身高、出生日期、户籍所在地、婚姻状况、联系

电话、紧急