会议流程及服务安排细节.pdf

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会议流程及服务安排

一、会前准备

1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体

安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相

关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场

地，并对会场的各项设施进行认真检查。

3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会

议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等

具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。

4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

（一）仪容仪表

（1）着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

（2）接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化

淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

（3）坐站姿势规范端庄，不翘腿。

（二）语言

（1）语调温和亲切，音量适中，普通话规范。

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（2）语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、

“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

（3）对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不

大声喧哗。

（三）态度

（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。

（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

（4）解释问题有礼有节。

（四）纪律

（1）会议服务前不吃异味食品。

（2）不在会议期间使用电话。

（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。

（4）严格遵守职业道德。

5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人

员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件

和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使

用。

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7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数

量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时

间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的

酒水也应提早预订。

8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明

单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为

8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要

安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

10、会务工作人员进行会场布置：

（1）检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、

水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演

讲台、桌椅、横幅（会标）、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、

会议议程及其他会议所需要的文件。

（2）采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花

卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，

但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。

（3）根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人

讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确

保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。

（4）根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口