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PPT制作技巧分享

第一篇：思想篇

1、使用目的

我们都非常清楚PPT是微软公司所设计的演示文稿软件，主要供用户在投

影仪或计算机上进行演示，广泛应用于演讲、会议、展示、商务办公等多种场合，

其软件的开发初衷是通过PPT演示让我们与人沟通的更加生动与有效，因此PPT基

本定位就是沟通的辅助工具。

我们需要清楚认识PPT能为我们做什么，简单的来说就是帮助我们沟通打

腹稿与提示，如奥x巴马总统的精彩演讲都有配有PPT支撑(据新闻报道，一次

PPT出了问题，他的演讲大不如从前，逻辑不强，漏洞很多)，从这个例子可以看

出PPT的重要性，但我们也不能过于夸大PPT的功能，PPT也只是我们沟通的辅助

工具，演讲过程中，PPT是提示、演示的工具，不能代替演生动、煽情的演讲者本

身这个焦点，不能喧宾夺主。因此，清晰的定位PPT为沟通的辅助工具是我们使用

与制作PPT的根基。

2、观看对象

PPT拿来做什么用途，给谁看，直接决定着你这个PPT如何制作，因此，

搞清楚PPT观看对象是制作PPT的最重要的一步，根据经验判断你要展示PPT的观

看对象基本需求是什么，通过我这次展示要达到什么目的。不同的观看对象直接决

定着PPT制作类型与风格，例如面对万人演讲，PPT必须是简洁、生动、醒目(字

必须要少，而且字体必须要大)占据其内容大多是有震撼力的图片;科研汇报或咨询

成果展示，PPT大多内容详实(文字不会少)、模型与图表内容较多。在我们制作

PPT实践中，会不断去总结与判断针对不同观看对象的PPT该是什么样子的。

3、制作原则

大道至简，结合本人多年的实践与前人的经验，我认为PPT制作应该遵循

如下几个原则：

(1)换位思考原则

上面提到我们使用PPT的目的及针对不同观看对象，我们始终是把要沟通

的对象放在第一位的，我们在制作PPT过程中和制作完成后，我们要始终要想，观

看的人能一下明白、简洁、直观吗?以对方的角度去看问题和做事情，更容易得到

对方赞同与理解，因此我们在制作PPT的过程中，要始终把观看对象放在第一位，

做到换位思考原则。例如我们是听众和观看者，看到有一百多页PPT和密密麻麻的

小字，我们是什么感觉，我想大家第一感觉就是催眠曲来了，通过从听众与观看者

的角度出发，我们要严格控制PPT篇幅与内容，业内也有很多人提出“10/20/30

法则”，即演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小

于30点。

(2)简单易懂原则

我们制作PPT大多是为演讲辅助之用(除有些特殊做研究参考之用)，内容

简单易懂是其基本原则，要做到观看者看到其PPT演示页，无需思考就能看明白，

而且能记住。因此在制作过程中，需要把握几个方面，如每页标题需要简洁醒目，

只能有一个重点，相关论据观点不易超过4个，并且每个观点需要高度概括。据我

们人类对文字、图表理解与接收快慢与难度，我们制作PPT要坚持“能用图，不用

表，能用表，不用字”的一个原则。

(3)逻辑清晰原则

制作PPT和我们讲话一样要讲逻辑，清晰的逻辑能让别人更能听清楚与记

住我们所说的内容。PPT的灵魂-逻辑大到整篇演示稿怎么来进行阐述，先说什

么，后说什么，最后总结什么等等，小到每一页PPT要讲什么，这个主旨需要哪些

论点支撑等等。好的有清晰的逻辑演示稿能让观看者顺着我们思维逻辑走下去，更

易融入其中，较容易达到我们演讲沟通的目的。

4、修炼阶段

学习PPT制作没有捷径可走，需要我们大量的学习与实践，方能制作出满

意的成果来。我们修炼制作PPT犹如学习一门武功一样，都要经历基本功、招数练

习和融会贯通三个阶段。

(1)基本功阶段：首先必须要掌握PPT软件主要功能技巧学习，如PPT模

板设计，插入图片编辑等基本技能，其次要掌握与PPT制作相关辅助软件的学习，

如PPT辅助画图软件Thinkcell，图片处理器Photoshop等。最后需要掌握结构

化表达的一些基本技能，如学会选择模板或画出模板来表达观点等。

(2)招数练习阶段：这个阶段重要的是掌握针对不同的