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充分发挥办公室工作职能-努力提高办公室服务水平
充分发挥办公室工作职能努力提高办公室服务水平
办公室作为一个我行的综合机构,是联系上下的桥梁、协调行务运行的枢纽、沟通内外的窗口,宣扬企业形象的阵地。办公室工作人员作为办公室工作的主体,决定着办公室的工作质量和服务效率,展示着办公室的综合素质、精神风貌、管理水平和工作作风。特别是作为基层银行的办公室,既具有服务领导、为领导工作决策提供参谋的党委办公室的职能,又具有服务部门、服务基层的行务办公室的共性。如何围绕工作中心,服务大局,履行好办公室职责,提高办公室服务水平,使办公室工作从“多、忙、繁、杂”的事务中摆脱出来,真正发挥好办公室的参谋助手作用,使其科学、规范、高效运行,充分发挥办公室工作职能,提高办公室人员素质是做好办公室工作的关键。
????一、充分发挥“参谋助手、综合协调、督查督办”三大作用,确保行务高效运行
????(一)努力发挥好参谋助手作用。办公室工作重点之一,就是要围绕上级决策、强化领导“外脑”和“智囊团”功能,当好参谋助手。要抓住全行中心工作和发展重点,“参”在点子上、“谋”在关键处,要认真研究改革发展中出现的新形势、新情况、新问题,积极探讨加快发展的新思路、新途径、新方法,主动为领导决策献计献策,增强工作的主动性、超前性和实效性。要广泛了解上级行、兄弟行的情况,多方收集整理各部门的意见,采取座谈会、专题会等形式,多做调查与研究,全面收集大家的建议,综合梳理出有价值的信息,及时反馈,为领导的科学决策提供参考,确保领导的决策的科学性和针对性。
?????(二)积极发挥好综合协调作用。办公室作为行务运行的中枢,做好工作综合协调是办公室日常事务的一项非常重要的工作。做好综合工作协调,一是要搞好与领导工作之间的协调。对领导分管的工作一定要心中有数,遇有必须请示的事情,要树立按程序请示观念,避免多头请示,否则极易导致各位领导对请示事项提出不同的处理意见,导致抓落实无所适从。要坚持原则性与灵活性相结合,统筹安排领导的活动,使领导从繁杂的日常事物中解放出来,能够有更多的精力形成决策、强化管理、高层营销,从而使各位领导之间的工
件件有回音。同时,要将督办督查与信息调研等工作有机结合起来,坚持在督查中发现问题、分析问题、反馈问题和解决问题。
二、扎实做好“办文、办会、办事”三类工作,提高办公室工作服务质量和效率
?????办文、办会、办事三类工作,是办公室围绕行务运行搞好服务、做好上传下达作用最基本最具体的工作,来不得半点虚浮,必须严格要求、扎实做好、务求实效。
?????(一)办理文件要注重两个方面的问题。一是文件流转要准确、快捷,避免久悬不办。要规范公文处理程序,对公文传阅、印发的各个环节要落实具体责任人,建立公文处理失误责任追究制度,坚决杜绝因公文传输不畅导致的工作不落实问题。同时,要认真做好以分行或办公室名义印发文件的审核把关工作,维护公文的严肃性和权威性。二是文稿起草要精益求精,避免华而不实。要牢固树立公文精品意识,在坚持快速高效的同时,多方征求意见,认真研究、反复修改,力求文稿起草体现上级精神、工作实际,全面、准确、系统、清晰地反映分行的决策和工作部署。要能够给基层行的工作带来指导作用,避免可有可无的“假、大、空”式的套话,使各级领导从文山会海中解脱出来,从而有更多的时间和精力开拓市场、发展业务。
?????(二)承办会务要力求精简务实。对会务工作的组织,要认真做好准备工作,考虑好各个环节,分工负责,层层把关,做到会场布置整洁庄严,会场服务具体细致,会议材料齐备无差错。要严格控制会议次数和规范,大力精简各种会议,对可开可不可的会议坚决不开,能小范围开的会议不扩大范围,能用视频召开的会议不现场开。认真搞好会务的统筹协调,尽量开短会、开套会,控制会议时间,节约成本,提高会议质量。要加强会议管理,会议召开之后,要根据情况,做好《会议纪要》整理,要抓好会议内容的督办落实等工作,发挥好会议的作用,避免会议内容留在纸上、表态留在会上、措施留在嘴上的执行不力的现象。
?????(三)办理事务要抓重点,注意轻重缓急。办公室工作事多繁杂,落实起来费时费力,加之服务的层次和部门较多,要想做到人人满意是很困难的。但尽力做到完美无缺却是办公室人员的矢志追求。高质量办理好日常事务和领导交办事项,工作中就要学会抓重点,坚持以务实的工作态度办理各项事务,将事务工作做细、做实、做精。要学会了解事情的轻重缓急,做到忙而不乱、杂而不散、应对自如。同时,要尽可能做到少花钱多办事,不花钱也办事,花小钱办大事,努力降低行内行政运行成本。
三、提高办公室人员素质,为办公室工作高效运行提供保障
办公室人员素质的高低,决定了办公室工作质量的好坏。如何提高办公室人员素质,在工作中,办公室人员要加强
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