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数字化时代建设工程档案信息化管理及建设

[摘要]在数字化时代，信息技术已经渗透到各个领域，成为推动社会进步的重要力量。档案作为工程建设的重要记录，在数字化时代的影响下，改变其管理方式尤为重要。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，而且容易损坏、丢失，无法满足现代工程建设的需求。因此，实现建设工程档案信息化管理，提高档案管理的效率与质量，是当前亟待解决的问题。一方面，信息化管理方式能够为工程节省一定的人工成本。另一方面，通过使用局域网，可以实现档案信息的快速共享，提高档案利用效率，为建设工程项目的顺利进行提供有力保障。基于此，希望通过文章的研究，能够给相关学者提供借鉴。

[关键词]数字化时代；建设工程；档案信息化

一、数字化时代建设工程档案信息化管理的重要性

（一）提高档案管理效率

纸质档案管理作为传统的管理方式之一，存在诸多不便。纸质档案的保存需要大量的物理空间，对环境条件如温度、湿度等要求较高，否则容易造成档案的损坏。

另外，纸质档案的查询和检索速度慢，难以满足快速查询和实时更新的需求。将信息技术引入档案管理工作能够有效解决以上问题。电子档案占用空间小，对环境要求低，最重要的是，电子档案的查询、检索、更新等操作可以在短时间内完成，大幅提高了档案管理效率。

（二）便于信息查询与共享

在传统的档案管理模式下，信息查询需要人工在纸质档案中查找，难以实现跨部门、跨地区的共享，不仅效率低下，而且容易出错。信息化管理方式通过建立数据库和网络平台，使得信息查询变得简单快捷，通过关键词、日期、项目名称等多种方式进行快速查询，可以实现信息实时共享。这不仅方便了内部管理人员的使用，而且有利于外部合作伙伴和监管部门的查询与监管[1]。

（三）提升工程项目的整体效益

将信息技术融入档案管理，项目各参与方不仅可以实时了解项目进度、质量、成本等方面的信息，而且有助于提高工程質量，减少工程事故的发生。对工程档案进行数据化储存和分析，可以及时发现潜在的问题，利用信息化手段详细分析档案中的记载和标注，找出问题所在，降低工程建设中的风险，提高项目质量。

（四）促进建筑行业的可持续发展

实施档案信息化管理能够有效推动建筑业的可持续发展。

一方面，信息化管理有助于提高建筑行业的生产效率和管理水平，推动行业的转型升级。

另一方面，信息化管理有助于实现建筑行业的绿色发展。利用信息化手段，可以更有效地管理建筑材料和能源，降低能耗和资源消耗，推动建筑行业朝更加环保和可持续的方向发展。

二、当前建设工程档案信息化管理现状

（一）管理意识淡薄

尽管信息化技术为档案管理提供了极大的便利，但在目前的很多工程项目中，对于档案信息化管理的重视程度并不高。部分管理人员对信息化管理的理解停留在简单的文档存储和检索上，忽视信息化管理在提高工作效率、降低管理成本等方面的优势。

此外，由于缺乏对信息化管理的正确认识，一些项目在档案管理上仍采用传统的管理方式，这不仅增加了工作量，而且降低了档案管理的工作效率[2]。工程档案信息化管理意识淡薄的根源在于对信息化的认知不足。很多管理人员认为档案管理仅仅是项目的附属环节之一，没有充分认识到档案管理对于工程建设的重要性。

（二）信息化技术应用不足

尽管信息技术的应用在许多领域都取得了显著的进步，但在工程档案信息化管理方面，其应用仍然存在明显的不足。出现这一现象的原因是多方面的，主要包括对技术应用的认知不足、技术更新滞后。许多项目团队对于信息化技术的认知仍然停留在较为初级的阶段，认为只要简单地使用计算机进行文档存储和检索就是所谓的“信息化管理”。然而，这种理解是片面的，未能真正发挥信息化技术对于建设工程档案管理的优化作用。

在实际操作中，信息技术的运用应深入档案的收集、分类、存储、检索以及利用等各个环节。此外，信息化技术的更新速度非常快，许多项目团队未能及时跟进技术的更新换代，导致现有的信息技术无法满足日益增长的管理需求。例如，早期的档案管理系统可能只支持基本的文档管理功能，随着大数据、云计算等新技术的应用，档案管理系统需要具备更强大的数据处理和分析能力。

（三）档案数据安全风险

工程档案包括工程设计图纸、合同文本等大量涉密信息，会对工程建设造成重大影响。然而，由于技术和管理上的不足，很多项目的档案数据安全风险较高。例如，很多档案管理系统的安全性并不高，存在诸如弱密码、漏洞未修复等安全隐患。完善的管理制度是防范档案数据安全风险的重要保障。一些工程项目在档案管理制度上存在不足，如未规定档案数据的备份周期、未明确档案数据的保密级别等，这些都增加了档案数据的安全风险。

（四）缺乏统一的标准和规范

目前，我国建设工程档案信息化管理尚未形成统一的标准和规范，导致各地区、各单位在实施信息化管理时缺乏指导依据，容易出现混乱。由于缺乏统一的标准，不同单位在数据存储