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材料采购财务操作手册

（一）账套设置、财务处理以及票据审批程序规定

1、制定目的

为规范采购中心财务和票据管理，杜绝违规操作，防范公司风险，特制定

本制度。

2、适用范围

与贸易采购相关的一切财务处理以及票据审批均按照本制度执行。

3、账务设置

关于采购中心账务设置，分设三个贸易公司及三个采购中心，分别为某贸

易发展有限公司、某某贸易有限公司、某某某贸易有限公司、总承包采购中心、

安装采购中心、装璜采购中心六个账套。建设产业（除装璜公司）增票由某贸

易发展有限公司账套外理、房地产业增值税发票由某某贸易有限公司处理、装

璜公司增票由某某某贸易有限公司处理，普票入各采购中心账套。

4、账务处理流程

对增票和普票采用不同的财务核算体系，增票进贸易公司账套，普票直接

进各采购中心账套。

具体账务处理流程如下：

4.1、增值税发票的核算

现有某贸易发展有限公司、某某贸易有限公司、某某某贸易有限公司三个

贸易公司为集团公司融资需要。现对贸易公司开票区域划分、增票开具、入库

流转等票据的流程作如下规定。

（1）必须开具增值税发票的材料为：螺纹钢、机械设备、机械产业集团

所需钢材、夹芯板、电焊条。

（2）根据国税对一般纳税人的要求，不能平价平销，现公司内部规定，

贸易公司财务每月底按采购原件开具一张销售发票，（金额与入库单金额一致）

再按总价的3%开具一张增值的发票。

（3）各分公司拿到贸易公司开具的销售发票时，一份附入库单原件做原

材料，一份增值的发票进其他成本。

（4）发票开具及审批：

①按公司制度规定，发票未经审批不得入账，发票复印件不得入账（除有

部分分割凭证以外，复印发票因写明原件存放处及盖上财务专用章）。

②采购员拿到入库单后速到供应商处开取增值税发票，在接收时应注意票

面上的我司抬头及税号、账号等信息是否齐全、正确，如有错误应及时退回。

③采购员将增值税发票联、同时附贸易公司开具的入库单拿到贸易公司财

务处登记。

④增值税发票签字由经手人、材料科长、往来会计签字后附采购手续进行

报批（增值税发票抵扣联应取下保管，票面上不得有其他字迹）。

⑤增票从开具到审批完交财务入账必须在60天内完成，延期无法进行进项

税抵扣的，由经手人承担全部责任。

⑥增票审批完毕交财务，财务人员必须当天进行抵扣认证，并开具贸易公

司销售发票。销售发票记账联附仓库入库单稽核联在贸易公司账里做销售用。

⑦销售发票发票联附项目仓库入库单财务联经分公司材料会计签字、区域

财务经理签字、分公司经理签字后交分公司入账，手续由材料会计办理。

（5）贸易公司与各内部单位的销售合同，可按贸易公司采购合同样本签

订，材料单价按以上增值额规定，由材料采购科科长办理。

（6）资金支付，凡增票支付的资金及各房地产资金必须通过贸易公司账

户支付，各产业集团支付的资金，从各分公司二级账户及各产业集团账户支付。

（7）凡增票往来，贸易公司账务用应收账款、预收账款核算，各内部单

位使用应付账款或预付账款核算。

4.2、普通发票从采购中心账套中核算，采购中心分设总承包采购中心、

安装采购中心、装璜采购中心三个账套，资金支付从采购中心网银上集中支付。

房地产发票在贸易公司账套中核算，机械产业集团供应商核算在机械产业集团

账套中进行。普通发票开具抬头为各需求单位。

（1）普通发票必须经过审批后方能入账，采购员应将审批好的发票交各

分公司往来会计及各产业集团财务处。（2）财务应先在采购中心财务管理系统

中对已登记的发票进行复核及记账处理，并对被核减的发票在系统中进行核

减。

（3）按照业务类型，分冲减采购员备用金或挂供应商应付账款等，分别

开具转账凭证。一联交采购员备查，一联财务进行账务处理。

（4）财务在收到发票后应及时入账，并将发票按各分公司及各产业集团，

及时列转给各分公司财务，确保分公司及时入账。

4-3、每月底在出财务报表前，各分公司往来会计与各关联单位财务核对

往来账，确保无未达账。

4-4、每月底在出财务报表前，采购中心财务应对各所在地的银行出具调

节表，确保调节表无未达账。

4-5、每月底在出财务报表前，各分公司往来会计应将各地区未支付的承

兑，做电子明细表格