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探讨数字化信息在医院人事档案管理中的实践

医院人事档案数字信息化管理的实行，不仅能完善当前医院人事管理工作

中的不足，还能合理有效整合医院人力资源，从而提高医院人事档案管理效率；

同时还能获得社会对医院及医护人员的认可和满意，进一步促进医院良好的发

展，提升医院的整体管理水平。该文通过探讨医院人事档案管理中传统医院人事

档案管理中的弊端与不足、数字信息化管理在医院人事档案管理中的应用等方

面，通过对医院人事档案管理与数字信息化技术的整合，使人事档案工作得到根

本性改变，不仅为人事档案管理提供更好的服务，还有效地提高医院人事档案管

理水平，进一步推动医院发展。

标签：管理；医院人事档案；数字化信息化；应用

数字信息化管理，实际上就是通过网络技术，在管理的过程中实行数据信息

化，从而形成一种多元化、整合化的档案管理新模式；也是一种先进、科学、有

效的管理方法[1]。数据信息化管理在医院人事档案管理工作中能够及时提供准

确有效的信息帮助，最大限度发挥人事档案的价值。同时还能有效提升人事档案

管理效率与质量，实现医院人力资源的整合。传统医院的人事档案管理存在诸多

管理上的问题，针对这些问题，可将数字化信息技术融入人事档案管理工作中，

利用数字化信息人事档案管理的优势进行解决，使人事档案管理工作更节省人力

及财力的支出。同时，由于人事档案管理直接关系到医护人员的切身利益，更是

涉及医院的健康发展，因此应不断加强对人事档案管理数字信息化在实践中的重

视，也为医院的发展做铺垫。

1传统医院人事档案管理的弊端和不足

1.1传统人事档案管理方式的不足

传统人事档案管理方式，由于归档方案存在一定局限性，普遍采用一次性方

法进行归档，从而导致管理方式较单一。一方面：由于人事档案管理工作正处于

改革中，一些相关制度无法及时进行补充与完善。一般的管理档案方法既未对档

案进行排序和分类，也未把全部档案集中安置，致使医院的档案保存、查询、使

用等方面均出现问题，造成档案凌乱，档案缺失及档案错拿等现象，无法快速找

出所需档案资料。另一方面，因档案管理工作的管理意识不全面，使档案管理问

题发生不能及时采取相应的措施，从而导致资源配置不合理及管理效率低。这就

需要转变传统的管理方式，通过利用数字电子化相关系统软件进行管理，避免档

案缺失或丢失的现象，从而加强对档案信息安全的保护。

1.2档案信息更新过慢及保存时间不长

传统人事档案管理方式，普遍由手工记录，不仅造成工作效率低，而且信息

的使用价值也难以完成。而通过现代科技数字信息化的应用后，将电子档案的形

式融合一起，使档案数据可以直接输入或输出电脑，从而缩短档案的查询和提取

时间，也进一步提高医院相关工作的效率。同时由于传统的档案大多以纸质的形

式作为档案记录，除了不利于档案长久保存以外，在更新方面还造成诸多麻烦，

致使查找时出现很大的困难。不仅更新率较低，也不利于对档案的保护。

1.3档案信息的保存不够严密

由于大多医主要资金都用在医疗设备和药品采购方面，没有对人事档案投入

一定的资金，使档案信息管理方式得不到根本的改变，导致档案信息无法受到保

密性以及专业性的保护，因此，在医院的日常管理中，人事档案管理工作通常不

被重视[2]。相对于其他档案，医院人事档案的保密工作更严格要求，因此管理

人员更需要在档案管理上进行重点管理。此外，纸质档案更容易损坏，还时常发

生信息泄漏等问题，管理中也有一定的难度，这些问题直接影响到人事档案管理

的质量，从而导致人事档案管理工作得不到很好的改善。同时落后的人事档案管

理工作方式，既降低工作效率，也增加工作失误。基于此，进一步实现医院人事

档案管理的数字化信息是必然的。

2数字信息化在人事档案中的应用

2.1构建人事档案电子信息平台

所谓的建立电子信息平台，就是将各种不同形式的信息内容，包括图片、语

言以及数字数据等，利用数据化信息的形式，通过按步骤、按部门分类进行构建，

使医院各部门的资源得到合理的配置，最终实现数字化信息的共享平台[3]。与

传统的人事档案相比，应用数字化的管理方式，具有以下优点：①使档案的使用

时间更长久。传统的纸质档案保存方式，因更容易损坏，造成档案信息的完整及

准确性具有一定的影响[4]。而应用数字化进行管理后，不仅人事档案可以延长

保存期限，同时还可避免因外界不可改变的因素造成信息流失的现象，既确保人

事档案信息的完整，也使档案信息更准确。②使档案信息的管理工作得到有效提

高，极