办公室日常事务管理(办公用品管理).ppt

;学习目标;如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。;一、办公用品的种类〔教材P118〕;〔6〕办公设备耗材：复印机用墨盒、打印机用墨盒，计算机光盘

〔7〕办公设备类：办公桌椅、电脑及桌椅、会议桌椅、沙发茶几、、、复印机、打印机、碎纸机、考勤机、投影仪、保险柜、验钞机、照相机、空调、电扇等;班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。

你打算从哪几个方面做好这件事？

;技能训练;第一，制定采购方案;办公用品的购置或租用;第二，选择供给商，采购员进行比较、筛选;(1)订购。大多数的日常办公用品都通过从供给商处订购。

(2)订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供给商发，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供给商在接到后，会按要求送货上门。

(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或给供给商，供给商根据要求送货上门。

(4)因特网效劳。访问因特网可得到电子商务效劳，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。

;练习写作

询价函;练习写作

询价函;报价函;第三，领导签字并进行订购;知识链接：请示;请示的写作要求

〔1〕标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示

〔2〕结构清楚，段落清楚；

三段式：

请示的原因、理由；

请示的事项，要求；

结尾语；

“以上意见是否妥当，请指示”

“特此请示，请予批准”

“以上要求，请予审批”

“以上请示当否，请核〔审〕示”

“以上请示，请予批复”等。;〔3〕理由充足，要求具体；

应明确提出要求解决问题的方法或途径。

〔4〕一事一文，主送明确。?;填写《购置申请表》?见P121;第四，收货;采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。要求写明部门、日期、物品??称、规格型号、摘要、单位、数量、单价、金额、经办人。

接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收工程中。

接收后，要及时更新库存余额。

将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。;第六，支付全款;任务一：根据所学知识绘制

办公用品管理流程图;任务二：;办公用品管理流程：;三、办公用品的保管;1、保证资金不被不必要的库存占用

2、尽可能节省库存空间

3、监督个人和部门的使用情况

4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作

5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价

6、监督任务偷窃和破坏造成的损失;秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。

分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？

;库存物品分类记录表;原材料库存月报表;库存控制;任务情景;任务实施

通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100包，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量到达25包时候，小张就要组织再次订购新货了。

如果A4文件纸数量少于15包时小张还没有去购置这种纸，那就是小张的失职了。;实战演练;1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？

A，12B，56C，30D，40

2、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应该订购多少包？

A：30B：12C：40D：28;五、办公用品的发放;2008年9月8日星期一上午8：30，宁波市慈铭健康集体销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4个，他该如何领用呢？;你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负责办公用