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档案资料管理措施

一、档案资料的管理

1、档案室、使用部门双档管理制

为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存，而

又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案对重要原始

档案进行严格管理，办公室保存复印件的存档管理制度。

2、管理要求

（1）建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实

行系统管理。

（2）采用多种形式息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、

U盘或者光盘等。

（3）确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。

（4）坚持档案资料收集的系统化。

（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，

逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存。

（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的

形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。

（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。

二、档案管理制工作流程

1、立卷归档

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档案室将文件材料收集整理分类→录入机读目录→将档案

整理完毕→整理装订档案→制作检索工具→档案入库→分类上

架。2、借阅

（1）本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请→办公室主任审核→主管领导签字批

准→档案室负责查找有关档案→借阅人填写借阅档案登记薄→

借阅人填写档案利用效果登记表→档案室填写归还日期。

（2）外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍到单位档案室申请借阅档案审批单→办

公室主任审核→主管领导签字批准→档案室负责查找→查阅人

填写借阅档案登记薄→查阅人填写档案利用效果登记表→档案

室填写归还日期。

3.收集、移交、整理和统计

(1)归档部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的归档范围，

做好平时文件材料的形成、收集和保管工作，确保归档文件材

料的完整性。(2)兼职档案员(资料员)根据不同种类文件材料的

特点，按规定的类别归档。

（3）次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文

件材料进行整理（初步立卷）

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（4）三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行

检查、指导。

(5)兼职档案员(资料员)按归档要求归档。

（6）兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档

案室移交档案。

(7)档案馆应对档案进行分类整理。

（8）编制档号。

(9)编制文件目录等各种检索工具。

（10）入库。

（11）做好档案的统计。

（12）开展档案的利用

(13)文件汇编、档案息的二级和三级处理。

4.识别和销毁

档案销毁申请办公室主任审核主管领导签字批准档案鉴定

小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业

务人员组成)进行鉴定档案管理人员及相关部门业务人员逐项

登记办公室主任签字批准主管领导签字批准总经理签字批准档

案及相关部门到指定地点两人以上监销档案及相关部门办理销

毁清单档案归档。

四、档案管理员岗位职责

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