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XX局办公楼物业档案资料管理

目录

第一节档案管理运作2

一、资料的收集2

二、资料的整理和分类3

三、资料的归档管理3

四、文档建立、使用、借阅流程图3

五、档案的销毁5

第二节档案资料的分类5

第三节档案管理制度6

1

有效利用信息资源已成为现代物业管理的运作基本方

法，在XX分局办公楼的档案建立与管理中，我们将运用先

进的计算机网络技术，以纸质档案和电子档案相结合的方式

对档案进行集中有序、标准规范的管理，充分发挥档案静态

和动态的作用，为顺利开展XX分局办公楼物业管理工作提

供及时、准确、翔实的信息资源。

第一节档案管理运作

一、资料的收集

我们将设立档案室由专门人员负责管理。资料的收集坚

持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理的实际需求，扩

大资料信息的来源渠道。

1.与XX分局办公楼的建筑的设计单位、施工单位积极

合作，力争全面准确地收集有关XX分局办公楼建筑结构、

机电设备和辅助设施等原始资料。

2.日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设

备运行档案、投诉回访记录以及ISO9000质量管理运行记录、

创优达标记录。并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目

制度化。

3.进出门登记记录，进出车辆车牌及时间登记，疫情防

控期间，进出人员登记及体温测量数据。

4.记录巡视感觉不寻常的事件及时间。

2

二、资料的整理和分类

收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理，

剔除无效部分，然后根据来源、内容、表现形式等特点进行

细分，做到条理清晰，分类合理，易于检索。

三、资料的归档管理

1.归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，档

案分三级：永久保存的档案为一级档案，长期保存的为二级

档案，保存期三年以下的为三级档案。在XX城档案管理中

我们将原始资料归档，并要求做到电子文档备份。

2.一级档案、加密档案应严格控制借阅，一级/加密档

案的电子文档应设置使用权限，确保一级/加密档案的安全。

3.档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目

录，并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、

逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4.为保证档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、

通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件

柜、文件盒以及除湿机、消防器材等，确保储存地点符合防

火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

5.档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室禁止无

关人员任意进出。

四、文档建立、使用、借阅流程图

3

（一）文档使用、借阅权限

1.管理中心文档仅限内部员工、认证机构和相关方使

用、借阅。

2.一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借

阅文档必须经理批准。

3.财务档案除定期向业主公布外，仅限财务工作人员、

外部审核人员、领导层使用、借阅。

（二）建立文档流程图

4

五、档案的销毁

根据文件的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档

进行剔除和销毁，防止档案堆积和混淆。对于已过存档期的

档案，经主管领导批准方可销毁，同时建立已销毁文档清单

备查。

第二节档案资料的分类

名称资料内容保管期限备注

产权与工程技术资料

5

管理档案资料

ISO9000质量管理档

案及创优档案

甲方档案

车辆出入档案

人