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档案信息管理中电子文档归档分析

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詹颖琪

摘要：电子文档归档工作和传统纸质文档归档工作相比具有一定差异，其工作量较大且难度系数较高，在传统观念影响下相关档案管理人员未能将电子文件与原有文件画上等号，对其归档工作有所忽视，并且不愿增加额外的工作量，对电子文档归档工作的开展产生一定阻碍。本文对档案信息管理中电子文档归档工作进行分析，以期为档案管理工作的开展提供一定可供参考的建议。

关键词：档案信息管理；电子文档；归档

电子文档归档工作涉及到的内容较多，并且受到诸多因素的制约，为了对档案信息管理水平进行提升，做好电子文档归档工作，需要计算机及信息管理部门、档案管理人员、电子文档形成部门等多方配合，在了解电子文件形成规律、历史等方面的基础上更好的完成电子文档归档工作。下面对电子文档归档工作进行具体分析，希望对电子文档归档工作质量及效率的提升提供一定帮助。

1电子文档归档途径及方式的选取

电子文件较纸质档案相比在载体稳定性、安全性方面存在一定不足，损坏情况时有发生，如何对电子文档归档方式进行选择便显得尤为关键。通过长期实践人们发现，脱机采集数据、磁盘等介质移交方式可能导致数据丢失问题的出现，在磁盘质量较差的情况下，对文件可读性产生一定影响，基于此档案信息管理人员需要进行多个备份盘存档，但是该做法导致档案管理人员工作量急剧增加，存储磁盘数量同样有所增加。为了对上述问题进行解决，档案管理人员借助网络平台完成归档移交工作，然后通过光盘完成存储，下面对网络移交途径进行具体分析：

1.1对电子文件信息汇集点进行合理选择

电子文档归档工作需要由计算机及信息管理部门负责，在办公自动化发展背景下，档案信息管理工作的标准化、系统化及信息化建设工作已经受到人们广泛关注，对系统进行开发时将目光聚焦于“集中统一”的方向，档案信息管理工作不再受到立卷单位人方面的限制，其系统能够更好的服务于某一方面或是某几方面的档案管理工作。信息管理工作的统筹规划同样为该部门工作的重点之一，并且需要带头做好集中统一式档案信息管理系统的开发工作，充分发挥自身电子文件信息聚集点的作用，保持相关技术设备和人才方面的优势，为档案信息管理及归档工作的开展提供更多支持。

在档案信息管理及归档人才、档案信息管理系统和相关技术设备的支持下，能够对具有存储价值的电子文档进行归档，并且可将其视为最佳途径之一。例如，我国某著名大学计算机及信息管理中心借助网络技术对本校的行政信息管理系统进行构建，将其细化成人事管理、教学及科研等几个子模块，财务结算处、教务部门、学生注册中心等均可与教学管理系统进行联系，共同组建数据交换网，财务结算部门需要完成学生交费信息的共享工作；学籍、毕业审查、授予学位及教学方面的工作由教务部门负责；学生注册、排课、选课及成绩信息共享方面的工作由注册中心负责。计算机及信息管理中心获取上述数据之后，需要完成集中处理工作，对信息汇总整理之后传递至不同的业务管理部门。每一年数据均有所增加和更新，信息中心需要严格根据档案管理部门要求对过期数据进行鉴定，并且完成整理编目一类的工作，并完成在线传输工作，移交至档案管理部门进行存储归档，亦或是通过光盘对其进行存储，每隔一段时间对其进行归档。

1.2对计算机信息管理网进行充分利用

通过电子文档归档网线的开通能够为归档工作的开展提供更多支持。在计算机信息管理网日趋完善的情况下，数量众多的重要文件被上传至网络平台，业务管理部门需要对其进行挑选，进而对职能活动情况进行了解。上传工作开始前，需要根据档案信息管理人员的统一要求对文件格式进行统一和转换，为数据通用性及可靠性的提升奠定坚实基础，提高电子文档归档水平。至于未被传输至计算机信息管理网中的且需要存储的文件，需要交付电子文件形成部门完成整合及编目工作，借助网络信息平台将其共享给档案信息管理部门，在信息管理网的支持下档案部门及不同业务管理部门间设置了电子文档归档专用网线，并且在信息管理网基础上完成了归档专用子模块的构建。无论是上传或是未经上传的电子文件，只要其具有存储价值便需要借助系统分享给档案信息管理部门，在办公自动化及信息管理部门的配合之下，对电子文件归档工作的格式提出要求，并避免出现格式唯一的情况，需要将.dbf、.txt、.doc等通用性强文件格式进行适当应用。

上述两种电子文档归档方式中，均需要电子文件形成部门通过统一格式对其进行整理和编目，将其送至档案信息管理部门，并且避免档案部门出现私自下载等情况，为数据客观性及准确性提供更多保障，在对电子文件进行接收时，最好以光盘替代磁盘进行存储，提高电子文档归档及存储工作的安全性。

2电子文档归档制度的健全

过去档案信息管理部门的归档工作以纸质文件的归档工作为主，并且已经形成了较为固定和稳定的归档团队，具备一定工作基础，不同