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物业档案资料的建立与管理制度

建立和管理物业档案资料制度

物业管理工作中，档案资料的管理是一个重要的组成部分。

科学、规范的档案管理能够为各项管理工作提供指引和服务。

针对金沙咀国际广场物业的特点，我们采用传统档案管理方法

和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行“科学化、系

统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必

须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资

料进行有效的管理。

部门架构

档案管理员

物业经理

董事长

档案资料建立、管理流程图

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我们采用按权限借用及网上查询的方式进行利用。在借用

时需要登记，使用后立即归还。我们建立了原始档案资料库，

并输入电脑，建立了电子档案资料库。按照公司的《物业档案

资料的建立与管理制度》，我们进行归档。我们将资料进行整

理分类，包括技术资料、业主/物业使用人资料、管理规章及

内部管理制度、历次管理工作资料和记录、业主文件、通知、

活动记录以及财务账表及分布方案。我们还收集工程技术、维

修、改造资料、智能化系统技术资料、业主/物业使用人资料、

证件、购/租房合同、装修审批表，以及历次管理活动书面、

音像资料等。

档案资料的建立

1.档案的建立与收集

我们设立了金沙咀国际广场档案资料管理室，采用系统化、

科学化、电脑化的先进手段，建立了相应的规章制度，对所有

档案进行严格管理。我们坚持来源广、内容丰富的原则，根据

实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要

出发，扩大信息资料的来源渠道。我们办理好物业整体接管移

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交时各类原始档案资料的移交和收集。在后期管理中，我们加

强质量记录，做好后续资料的建档和收集，从建筑物本体修缮

到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2.档案资料的整理与分类

我们的整理重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内

容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条

理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。档案资料的整理

包括：

各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务

范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要

做好原始文件的登记工作；

各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工

作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的

依据；

我们充分利用原有资料作为整理的基础；

档案的整理必须保持文件之间的历史联系；

档案的整理必须便于保管和利用；

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收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集

中整理。

资料分类

具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议

等文件属于基础资料档案。而有关公司、分部的这类文件则归

入文书档案和合同档案。

移交资料

以下是项目资料名称：

1.批准文件

2.用地批准文件

3.投资许可证、规划许可证、开工许可证