记录控制程序.docx

******检测服务有限公司

编号：XXXX/CX-14-2023

版次：B/1

记录控制程序

日期：2023.11.01

页码：PAGE5/NUMPAGES5

1.目的

为了有效管理质量记录和技术记录的识别、收集、索引、存取、存档、存放、维护和处理等活动，保证记录真实反映质量管理活动和检测工作，为质量管理活动和检测工作的追溯性提供依据。

2.适用范围

适用于公司质量管理活动和检测工作中的各种质量记录和技术记录，包括电子方式存储的各种记录。

3.职责

3.1质量负责人负责质量记录格式的设计和审批、借阅批准；

3.2技术负责人负责技术类记录格式的设计和审批、借阅批准；

3.3公司管理活动和技术活动的参与者负责记录的规范填写；

3.4文件管理员负责记录的建档、编目、收集、保存和处理。

4.程序

4.1记录的分类

4.1.1公司记录分为质量记录和技术记录

质量记录是指记录各种质量管理活动，包括内审记录，管理评审记录，客户投诉处理记录，不符合工作控制和纠正预防措施记录等。

技术记录是指记录检测原始数据和检测工作有关的技术参数，包括检测的原始记录，检测报告，设备档案，人员档案和环境记录等。

4.1.2记录可以使用任何媒介的形式保存，包括纸张，照片，磁盘等。

4.2记录格式的设计与编号

4.2.1质量负责人、技术负责人负责组织记录表格的设计和审核。记录格式应尽量与相应的文件要求或活动内容一致。

4.2.2设计的记录格式经审批后按《文件控制程序》由质量负责人统一编号备案，并发放。

4.3记录格式的要求

4.3.1凡能列表记录的应设计为清晰明了的表格格式；

4.3.2应内容完整，结构合理，便于填写和查询；

4.3.3设计检测原始记录格式时，应包含足够的信息，以便识别不确定度的影响因素，并保证该检测在尽可能接近原条件的情况下能够复现。记录内容包括但不限于以下信息：

1）样品描述；

2）样品唯一性标识；

3）所用的检测方法；

4）环境条件（适用时）；

5）所用设备和标准物质的信息；

6）检测过程中的原始观察记录以及根据观察结果所进行的计算；

7）从事相关工作人员（检测人员和审核员）的签字；

8）其他重要信息。

4.4记录的填写

4.4.1记录应尽可能由执行或参与某项活动的检测人员填写，技术记录应由授权的从事检测、结果记录、审核员本人签名。

4.4.2原始检测数据、必要的计算结果应在工作时予以记录，并能按照特定的任务和项目分类识别，避免产生混淆。并尽量包含该项活动的足够信息，以便在识别不确定度的影响因素，并保证该检测可以在最接近原来条件的情况下能够复现。

4.4.3检测原始记录，检测报告及其它标明需长期保存、或提交客户的记录一般应使用钢笔、水笔填写，或打印，某些特殊情况下记录可用圆珠笔（例如：不便于钢笔、水笔填写、需填写、或非“长期”保存的记录等），但所有记录均应保证在保存期内字迹不发生模糊、消失或难以辨认。

4.4.4记录填写要及时、真实、准确、完整、清晰。

4.5记录的更改

4.5.1当记录填写出现错误，不可擦涂掉、以免字迹模糊或消失。应采用“杠改法”，用一道水平横线划去每一错误，水平横线划在字体中间，并在附近写上正确的内容。对记录的所有改动均要由改动人签名并注明修改日期。

4.5.2记录表格格式的更改按《文件控制程序》的要求进行。

4.6记录的唯一性标识

4.6.1为方便查询和统计，记录应尽量进行唯一性标识。

4.6.2检测的原始记录和所有检测过程中记录，一般以报告主编号自编号加分项流水号作为唯一性标识。

1)质量记录的唯一性标识按照以下规定进行：

（YYMM）-（NN）

月流水号

月份

年份

2)技术记录的唯一性标识按照以下规定进行：

XXXX/2021050001—GCGJ—ZD—RT—001

自编号流水号（三位罗马数字）

自编号检测方法（RT，UT，MT，PT，LH、CH等）自编号表格缩写（两位拼音字母，ZD、JL、BG）

自编号工件名称缩写（两个拼音字母）

自编号工程名称缩写（两个拼音字母）

主编号流水号（四位罗马数字）

主编号检测月份（两位罗马数字）

主编号检测年份（四位罗马数字）

主编号公司缩写（四位拼音字母）

注：委托编号只取主编号。

4.7记录归档和保存

4.7.1除检测原始记录外的记录由质量负责人负责收集和初步整理，交由文件管理员按时间顺序归档。

4.7.2检测的原始记录是按照检测流程进行传递，在传递过程中所有