浅谈新时期秘书工作者需要具备的基本素质.pdfVIP

新时期秘书必备素质之我见

秘书是领导工作上的第一参谋，是领导完成公务的得力助手，是领

导处理各种繁杂事务的高级顾问，其地位之重、角色之要可见一斑。秘

书这项职业，历朝历代的称呼不尽相同，从古至今，因其朝代更替，秘

书工作的内容和形式也不一样。随着历史的发展、社会的进步和人类文

明的不断推进，秘书工作日益完善和兴盛起来，其地位和作用越来越重

要。尤其是进入新世纪，秘书工作显得更加重要。那么，新时期秘书应

该具备怎样的素质呢？

一、新时期秘书必须具备三种能力

新时期秘书服务的对象是工作繁忙、会议繁多、事务繁杂、活动频

繁的领导干部。面对纷繁复杂的社会活动，秘书首先必须学会适应环

境、适应人际、适应工作，否则就很难担当重任。新时期秘书必须具备

三种能力：

（一）很强的文字写作能力。能写，是做秘书的先决条件。因为

秘书日常工作要接触大量的文字材料，比如起草讲话稿、演讲稿、讨论

稿，撰写理论文章、经验文章、时事文章等，没有很强的文字功底是应

付不了的。一是能及时完成领导交给的写作任务。领导发言或演讲，

一般都需要提前准备讲话稿。如果领导有交待，就按照领导的要求去

写；如果领导没有交待，就按照通常规律写作即可。但写作必须把

握“三个三点”，即：要关注三点：文字一定要简练，语言一定要顺畅，

用词一定要准确；文章内容一定要真实，罗列事例一定要可信，讲话要

点一定要全面；材料装订一定要规范，字体大小一定要适宜，稿件卷面

一定要整洁。要做到三点：时间上要快，尽快写出初稿；成稿后，要尽

快交领导审阅；要按照领导批改的内容及时修正，一个标点符号也不能

放过。要想到三点：绝对不能出现错别字；送领导审阅要寻找合适的机

会；修正后的稿件除了为领导准备一份外，要多留几份，以备急需。二

是能与领导一起研究思路并形成文章。有思想是秘书必备素质之一，

领导喜欢有见地的秘书。当领导出席一个重要场合或重要会议时，可能

需要一篇有分量的演讲稿或讲话稿；当领导出席一个讨论大会或经验会

议时，可能需要一篇有质量的调研文章；当领导处在某个特定环境，需

要用文章阐明自己观点时，可能需要一篇高水准的理论文章等。这就需

要秘书调动思维，充分发挥才智，帮助领导理清思路并形成文章。此

时，秘书必须遵循“三个原则”，即：行文前：要虚心聆听领导对文章的

想法和思路，要边听边想边记，并认真领会领导意图；充分调动理性思

维，形成思路，并大胆阐明对文章结构的构思；与领导相互交流，力争

在交流中达成共识，并提炼出文章的初步脉络和框架结构。行文中：要

力求创新，独辟蹊径，写别人没有写过的内容；结构要力求新颖，坚决

摈弃老套路、老思路、老土路；观点要鲜明、生动、有个性。行文后：

要反复斟酌、修改，尽可能地体现领导意图；呈报初稿时，要附上文章

结构图，以备领导参照；准备发表的文章，要有领导的签字，并保留原

稿。三是能主动为领导写一些提升形象的报刊文章。领导工作繁忙，

静下心来写文章的时间不多。秘书出于对领导形象和声誉的维护，可以

代领导写点东西，但须注意两点：要与当前国际国内形势紧密结合，通

过报刊发表见解，提升领导的威望和声誉；要与当前领导所抓的工作紧

密结合，理论联系实际，在实践中总结经验教训，在理论指导下开展工

作。

（二）很强的语言表达能力。身为秘书，必须要过语言表达关，

这是工作职责所决定的。因为秘书要协助领导做思想工作，要在某些场

合代表领导发表言论，要给领导汇报工作和思想，没有很强的语言表达

能力是不行的。新时期秘书必须要做到“三勤”：一是勤学习。秘书不是

生来就具备很强的语言表达能力的，这需要学习。学习需要付出艰辛和

努力，可以向书本学，那是现成的经验；可以向他人学，有人当面给予

指点和传授；也可以向专家、教授学，他们阐述的都是精辟的理论和要

点。二是勤实践。学之为用之，理论要在实践中变成指导工作的方法，

才能达到学习的目的。秘书要敢于在公开场合发表意见，以展示语言表

达的能力；要敢于在领导面前发表见解，锻炼表达能力；要敢于在群众

中发表看法，让群众做评判，并把实践得来的成果运用到工作中。三是

勤总结。学习语言表达能力，是为了运用语言表达，效果怎么样，既要

在实践中检验，也要在总结中不断提高。总结是为了进步，只有总结才

能查找不足，以便修正错误。

（三）很强的关系协调能力。协调能力的强弱关系到工作的进展

情况如何，关系到上下部门之间的关系如何，关系到领导和干群之间的

关系如何等。由此可见，协调能力对秘书来说是何等的重要。新时期秘

书必须处理好“四个对”：一是对