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人力资源表单设计技巧推荐

人力资源表单好比是设计者和使用者的一次对话，目的是进行信息

沟通。一个好的表单应该易于理解，以简单明了的方式传递大量的信

息。本文是小编精心编辑的人力资源表单设计技巧推荐，希望能帮助到

你！

 1、分层次组织表单信息

 一个人力资源工作表单根据需要可以包含很多信息，但这些信息

的组织一定要形成内在的逻辑结构，层次清晰，这样才让使用者感觉表

单简单易用

 一般而言，在表单设计的时候需要根据多个维度对信息进行层次

设计，比如根据信息属性、必填信息与可选信息、一般信息和特殊信

息、重要度优先级等。避免大量信息堆砌在一起，没有层次感。比如，

一个《应聘人员登记表》可以按照“基本信息”、“教育经历”、“工作经

历”、“培训经历”、“社会关系”等进行信息分类，便于求职者快速理解

并填写相关信息

 一般区分层次的方法有：通过添加分割边框、添加类别标题、阴

影或者颜色区分、设置不同字体属性等

 2、表单要素齐全

 一个专业完整的人力资源表单一般包括以下要素：表单名称、版

本号、表头信息、具体内容信息、审批意见、填表说明等，经常被忽视

的信息是填表说明。一般填表说明包括名词解释、填表简要说明、授权

说明、特殊情况说明、各重要信息填写指引、相关标准说明等

 另外，在设计表单时还存在一个误区，特别是需要关联附件时，

比如录用审批流程，一般包含求职者简历、面试意见、能力评估等附

件。有些企业在设计录用审批表时，仅仅体现了签批信息，说白了仅仅

是一个“签字表”，具体每一个审批人还是要打开附件查找与自己相关的

信息去审批。这是极其错误的，审批表单应该尽可能把所有核心信息体

现出来，比如上面说的录用审批表应该包含求职者的基本信息、各环节

面试意见、测试结果等，各节点审批负责人基于这些信息就可以进行审

批，当然如果想进一步了解额外细节再打开附件

 3、表单要精简

 虽然人力资源资源工作表单化很重要，但并非说表单越多越好

表单一定要尽可能整合精简，尽可能减少表单的数量。有的企业在工作

申请时需要填写一个申请表，下一个部门处理后又要提供一个正式的信

息反馈表，其实这两个表格完全可以整合成一个表格

 就每一个表单而言，信息要尽量压缩，尽量剔除一切非必要和重

复的信息。比如，有些企业的《新员工试用期转正表》里面，需要填写

“身份证号”、“学历”、“工作年限”等基本信息。其实，这些信息已经在

应聘时或者入职时提供过了，经过试用期的熟悉，相关人员已经了解，

没必要再重复填写《新员工试用期转正表》的“基本信息”部分仅填写

“姓名”、“岗位”、“入职时间”就足够了

 表单精简的另一个层面的含义是减少“噪声”信息，比如不必要的

表格边框、字体修饰、颜色等。过多的修饰会分散使用者的注意力，弱

化主体信息

 【小贴士】不要陷入修饰的误区：

 我们需要谨记的是，表单的主体是表单中所承载的数据信息。在

进行表单的设计时，设计者尤其要注意去除所有非必要的视觉元素，让

用户将所有的注意力集中在数据信息上，而不是无关的边框、底色等

所有的视觉元素应该为更好的帮助用户阅读而服务，除此之外，再精美

的设计都是对表格的破坏

 4、表单要集成设计

 人力资源的各种表单不是孤立的，表单之间一定要充分考虑其逻

辑关系，尽可能实现信息的整合集成。很多企业可能根据临时需要设计

各类表单，有些表单仅仅使用一两次便再无意义，这些表单的必要性值

得怀疑，而且很多表单之间是重叠甚至冲突的。拿绩效考核来说，有的

企业在年初要让员工填一张《年度绩效指标设定表》、年中又要根据工

作实际变化填写一张《年中绩效指标调整表》，年底又要填写《年度绩

效考核表》，绩效指标、权重、考核目标等信息在这些表中重复出现，

甚至是照搬复制。其实完全可以整合到一张表格里，按照绩效目标设

定、回顾、评估的时间逻辑逐步填写，即减少了信息的重复，又可以通

过表单来推进绩效管理工作

 在实践中，人力资源表单通常不像规章制度一样需要经过审批发

布，随意性比较强。其实，表单和制度一样都应该是统一管理和受控

的，这样有利于确保表单的有效性和整合性

 5、表单设计要客户化

 任何表单都是用来获取或者传递信息的，使用对象即使表单的

“客户”。因此，好的表单设计始终把客户化放在首位，给予使用者的角

度来考虑信息组织。客户化需要考虑的因素很多、比如信息的数量、填

写的便利性、表单的媒介、表达习惯、必要的提示信息等

 曾经看到某一个企业的在内部举行的培训班结业仪式