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软件公司文档管理规范制度

一、目的

为了对软件公司的文档进行有效的管理，确保文档的完整性、准确性、安全性以及可追溯性，提高文档的利用价值，促进团队协作和项目顺利推进，特制定本文档管理规范制度。

（一）适用范围

本制度适用于公司内所有与软件开发相关的文档，包括但不限于项目文档、需求文档、设计文档、测试文档、用户文档、技术文档等。

二、文档分类与存储

（一）文档分类

1.项目文档

-项目计划：包括项目时间表、里程碑计划、资源分配计划等。

-项目报告：如项目进度报告、项目总结报告、项目风险评估报告等。

-项目会议记录：项目启动会、需求评审会、项目周会等会议的记录文档。

2.需求文档

-业务需求说明书：详细描述软件系统要实现的业务功能、流程和规则。

-用户需求文档：从用户角度阐述对软件系统的期望和需求。

3.设计文档

-系统架构设计文档：描述软件系统的整体架构、模块划分、技术选型等。

-数据库设计文档：包括数据库表结构、字段定义、关系图等。

-界面设计文档：规定软件系统的用户界面布局、交互设计等。

4.测试文档

-测试计划：明确测试范围、测试策略、测试资源和进度安排。

-测试用例：详细的测试步骤、输入数据和预期输出结果。

-测试报告：记录测试执行情况、发现的缺陷以及测试结论。

5.用户文档

-用户手册：帮助用户了解如何使用软件系统，包括功能介绍、操作指南等。

-安装手册：指导用户进行软件系统的安装和配置。

6.技术文档

-技术规范文档：规定软件系统开发过程中遵循的技术标准和规范。

-代码注释文档：对代码中的关键部分进行注释说明，提高代码的可读性。

（二）存储结构

1.建立文档存储库，按照项目、文档类型等维度进行分层存储。例如，设置根目录为“公司文档库”，下一级目录为“项目名称”，再下一级为“需求文档”“设计文档”“测试文档”等分类文件夹。

2.在每个文档文件夹内，根据文档的版本进行进一步划分，采用“文档名称+版本号”的方式命名文档文件，如“需求规格说明书V1.0”“系统架构设计V2.1”等。

三、文档命名规范

（一）统一格式

1.文档命名应遵循统一的格式，包含文档主题、文档类型、版本号等关键信息。例如：“[项目名称]_[文档类型]_[版本号]_[日期]”。如“XX项目需求文档V1.2。

（二）主题明确

1.文档主题应简洁明了，准确反映文档的核心内容。避免使用模糊、歧义或过于简略的名称，以便于快速检索和识别。

四、文档编写规范

（一）格式要求

1.制定统一的文档格式模板，包括字体、字号、行距、页边距、页眉页脚等格式设置。文档应具有清晰的结构，包括标题、目录、正文、图表、附录等部分。

（二）内容规范

1.语言表达应准确、清晰、简洁，避免使用口语化、模糊或含混不清的表述。文档内容应完整，涵盖相关主题的所有必要信息，不存在重要信息缺失的情况。

2.图表应编号并具有清晰的标题和注释，与正文内容相互呼应。引用外部资料或数据应注明出处，确保信息的可靠性和可追溯性。

五、文档版本管理

（一）版本编号规则

1.采用主版本号.次版本号.修订版本号的格式进行编号。例如，V1.0.0表示主版本1，次版本0，修订版本0。当文档内容进行重大更新时，主版本号递增；进行功能改进或部分内容修订时，次版本号递增；进行小的错误修正或格式调整时，修订版本号递增。

（二）版本控制流程

1.文档作者在对文档进行修改后，应及时更新版本号，并在文档中记录修改历史，包括修改时间、修改人、修改内容概述等信息。每次文档版本更新后，应将旧版本进行归档保存，以便后续查阅和对比。

六、文档权限管理

（一）访问权限设置

1.根据文档的敏感性和重要性，设置不同的访问权限级别。例如，公司高层领导、项目负责人可以访问所有文档；项目团队成员可以访问与自己项目相关的文档；普通员工只能访问部分公开的文档。

（二）权限审批流程

1.对于需要获取超出自己权限范围文档访问权限的员工，应填写权限申请表格，说明申请原因和用途。经过相关负责人（如部门经理、项目经理等）审批通过后，由文档管理员为其开通相应的访问权限。

七、文档备份与恢复

（一）定期备份

1.建立文档定期备份机制，每周或每月对文档存储库进行全量备份，并将备份文件存储在安全可靠的位置，如异地服务器或云存储平台。同时，保留多个历史版本的备份，以便在需要时进行数据恢复。

（二）恢复流程

1.在文档出现丢失、损坏或被误删除等情况时，能够迅速启动恢复流程。文档管理员根据备份记录，选择合适的备份版本进行恢