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会议管理制度

一、目的：

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

二、适用范围：

1、本制度适用于XX市XX集团有限公司各部门之间及部门内部各种会议管理。

2、本制度适用于二级单位各公司部门之间及部门内部各种会议管理。

三、管理权责：

1、企业发展部负责集团公司会议的统筹协调，各二级单位行政部负责各二级公司会议的统筹协调。

2、稽核审计部负责本制度的执行监督。

3、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

四、公司会议分类：

1、决策性会议：主要包括股东、董事、公司高管层出席的会议，具体包括：

①股东会：公司最高级别的会议，会议的召开形式按照《公司法》规定及公司章程规定进行；

②董事会：公司经营方面的最高级别会议，会议的召开形式按照公司章程规定进行。

2、经营性会议：

①月度经营总结性会议：由二级公司总经理、财务经理、集团各部门总经理、董事会秘书参加，每月10-15日期间召开。

②集团公司年终总结会议：由各二级公司总经理、财务经理、董事会秘书参加。

③集团经营层面的会议：主要是总结检查上周工作完成情况、部署下周重要工作，一般由集团公司部门总经理、董事会秘书、财务管理部理、稽核审计部人员参加，特殊情况时可以有二级公司财务部负责人列席；

④集团部门内部会议：由集团各部门自己组织召开的各种会议，由部门负责人召集，部门全部人员出席，要作书面记录，并形成周工作计划，提交稽核审计部，作为稽核审计部对该部门的监督审查的检视点内容。⑤二级公司周例会：由二级公司自己组织召开，所有会议纪要都要形成文字交稽核审计部。

3、专业性会议：

①销售分析会：由二级公司负责人召集，主要是总结检查上周订单、出货、回款、业务人员工作完成情况，部署下周重要工作，一般由全部销售人员、市场部人员参加。

②生产品质会：由二级公司分管生产、计划及分管技术、品质的总监轮流召集，主要是检查及总结上周订单处理、生产、出货、品质异常及技术辅导等方面的工作，部署下周的重要工作，集中协调各部门之间出现的问题，检讨改善的手段与方法。

③订单评审会：由二级公司PMC主管召集，主要是协调采购、生产、品质、技术等方面的工作。

④安全生产会：根据公司《安全生产管理》《电池安全管理》规定召开；

4、部门联席会议：因工作需要，由某一部门牵头，其他部门参与的会议。

5、辅助性会议：

①全员出席会：

A、各二级单位全体员工大会：每半年举行一次，进行总结、表彰、重大影响事件的通报等事项；

B、集团公司全体员工大会：所有二级单位员工集中在一起开会，两年一次。

②重要的庆典活动会议：各二级公司规划厂房搬迁、签订重大合作协议、举行周年厂庆时，举行的庆祝仪式和会议。

③党务工作会：由公司党支部书记召集，主要是按照党章规定内容召开，由全体党员参加；

④工会组织会：由公司工会主席召集，主要是按照工会章程及相关规定召开，一般由职工代表、工会成员参加；

⑤董事、股东确定有必要召开的会议。

⑥特别会议：当公司某些方面的工作出现重大变故、危机、风险、责任等现象时召开，出席人员没有具体约束，可以临时视情况决定。

五、会议通知：

1、已列入惯例性计划的会议，不再另行通知，由组织部门按计划表直接通知与会人；

2、属下列情况之一者，按“谁提议，谁通知”的原则进行会议通知：

①未列入惯例性会议计划而临时提议的会议；

②虽然已列入惯例性会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的；

③其它提议人认为应另行通知的情况。

3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；

4、所有会议的召开必须通知会议名称、主要内容等；

5、会议通知形式一般为邮件通知、电话通知、信息通知等，不得委托其他人员带口信方式通知。如需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

六、会议准备：

1、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作：

①落实会场，布置会场，检查召开地点的灯光、投影、电脑等设施；

②备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种用品等；

3、集团公司召开的会议会务服务统一归董事会秘书负责。

4、各二级单位举行的各种会议的会务服务由各单位行政部门负责。

七、会议组织：

1、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

2、会议主持人须遵守以下规定：

①主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

②主持人一般应于会议开始前，将会议的议题、议程、