客房档案管理制度 .pdfVIP

第一章总则

第一条为加强酒店客房管理，确保客房档案的完整、准确和系统，提高客房服务

质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有客房档案的管理工作。

第三条客房档案管理应遵循集中统一、规范有序、安全保密的原则。

第二章档案分类与归档

第四条客房档案分为以下几类：

1.客房资料档案：包括客房设施设备清单、客房装修图纸、客房布局图等。

2.客房服务档案：包括客房服务流程、服务规范、客房服务人员培训资料等。

3.客房预订档案：包括客房预订记录、客户信息、预订变更记录等。

4.客房入住档案：包括入住登记表、客房使用情况记录、客房设施设备报修记录

等。

5.客房退房档案：包括退房登记表、客房损坏赔偿记录、客房清洁情况记录等。

第五条客房档案的归档程序：

1.客房资料档案：由客房部负责收集、整理，定期上报至酒店档案室。

2.客房服务档案：由客房部根据实际工作需要收集、整理，定期上报至酒店档案

室。

3.客房预订档案：由客房预订部负责收集、整理，定期上报至酒店档案室。

4.客房入住档案：由客房部在客人入住、退房时收集、整理，定期上报至酒店档

案室。

5.客房退房档案：由客房部在客人退房时收集、整理，定期上报至酒店档案室。

第三章档案保管与利用

第六条客房档案的保管：

1.客房档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防虫的档案室内。

2.档案室内应配备必要的消防设施和防盗设备。

3.档案柜应加锁，钥匙由档案管理员保管。

4.档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第七条客房档案的利用：

1.酒店各部门因工作需要查阅客房档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后

方可查阅。

2.查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

3.查阅完毕后，应及时归还档案，不得擅自复制、摘抄。

第四章档案销毁

第八条客房档案的销毁：

1.客房档案的销毁应严格按照国家档案管理法规和酒店相关规定执行。

2.销毁档案前，应由档案管理员对档案进行鉴定，确定销毁范围。

3.销毁档案时，应由两人以上共同监督，确保档案的完整性和保密性。

第五章奖励与处罚

第九条对在客房档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

第十条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，按相关规定追究责

任。

第六章附则

第十一条本制度由酒店档案室负责解释。

第十二条本制度自发布之日起实施。