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档案整理工作方案专业版

归档文件整理工作方案

年度归档文件整理工作是档案资政服务的基础,也是档案管理工作资

源建设的核心组成部分,为了更好地做好年度归档文件整理工作,根据《归

档文件整理规则》和市档案局相关工作要求,特制订本方案如下:

一、

指导思想

二、

时间要求

归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31

日前归档文件目录按标准打印完毕,原生电子文件和电子档案目录报市档

案局。

三、

工作标准

(一)文件材料的收集工作

文件材料的收集是归档工作的起点,直接决定归档的质量,务必高度重

视,认真负责。

只有及时广泛收集,才能保证文件材料的齐全、正确、完整、有用。

收集工作与年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关的各种红头文件,

黑头文件、

会议材料、

工作汇报、

简报、

专题汇报、

调研汇报;工作计划、

总结、

小结;规章制度(规定)、

干部(职工)登记表、

花名册、

各类统计报表(组织、

人事、

工资、

业务报表等);协议、

条约等收集齐全、完整,确保应归尽归。

(二)文件材料的整理工作

1、档案员要根据《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机

关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,认真指导各单位

归档文件整理工作。

2、对上级业务部门有标准规定的根据行业标准整理。

如:电业局(按件整理,划分为永久、长期、短期3个保管期限,按机构

分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各

组要按其标准指导她们进行整理。

3、乡镇(街道做事处)按党群和行政两个机构(问题)进行分类、整理,

划分为永久和定期2个保管期限。

4、市委、

政府、

市委办、

政府办四个全宗,按十大类(问题)进行分类整理。

市委、政府两个核心全宗永久整理成三套,定期为一套;市委办、政府

办两个全宗永久整理为二套,定期为一套。

5、

单位发文实行三套制:第一套带发文底稿。

本级的文件要有草稿和拟稿单,上级下发的文件要有传阅单,特别是一

级单位,没有的要求补齐,签发签一起放在正文后,按文件级进行整理;第二

套(即发文汇集)按差别发文字号顺序组卷整理。

100页左右为一卷,用铅笔编写页号(编写位置:有字的正面右上角,反

面左上角),加封面(用黑碳素笔按要求规范、正确填写)、归档文件目录、

备考表,三孔一线用线绳装订。

第三套作为挑选支农、

惠农、

劳动保障等涉及民生的现行政策性规定文件,作为本年度现行文件,各

归档组整理后交征编股,充实全市现行文件中心内容。

6、双载体归档。

为同步促进档案信息化建设,单位纸质文件及其定稿的原生原文电子

版,务必按标准同步归档,确保正确无误。

(根据发文字号顺序排列好报对应归档组做好保留备份)

7、归档工作要统一标准。

归档文件整理期限的划分一般为:本单位制发的文件、材料,重要的划

分为永久,其它划为定期;上级业务部门和其它单位下发的文件,有本单位

人事任免、表彰、处分的和针对本单位有工作指示的等划分为永久,对本

单位须落实贯彻及有指导意义的划为定期。

归

档文件整理排列的顺序一般为:综合性工作、意见、总结、组织人事、

纪检、宣教、单位业务、其它等,以利于以后检索利用。

8、装订要细致。

即各种金属物要拆除掉,装订线要缝直,文件要平整,装订线要用剪子

修剪整齐,不留线头,不要图省事,用手拽。

9、整理要规范。

归档章要求盖在文件首页上方空白处正中,归档章要盖得清楚,严禁盖

成“双眼皮”或模糊不清;归档章内项目填写要工整、正确、规范。

10、卷盒用铅笔书写。

填写字迹要工整,端正,规范,清楚。

11、规范打印归档文件目录。

以去年档案局馆出台的《归档文件目录打印标准》为指导,严格根据

办公室统一设置的Excel栏目格式规范打印,打印好的电子版经检查及格

后方可