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新员工入职过程中的个人信息保护

违规风险及合规措施

目录

一、入职定义2

二、业务流程2

三、典型场景2

3.1入职体检2

3.2背景调查3

3.3入职手续办理3

三、违规风险3

3.1入职体检中的违规风险3

3.2收集健康信息违反合理必要原则4

3.3背景调查中的违规风险5

3.4入职手续办理中的违规风险6

五、合规措施7

5.1授权同意7

5.2最小必要7

5.3第三方管理8

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一、入职定义

新员工入职流程，主要共分为六个步骤，分别是入职准备；

入职报到；入职手续；入职培训；转正评估；入职结束。入职

是指在确定人员录用后，正式入职前的一系列准备动作，包括

入职体检、背景调查、入职手续办理等环节。入职过程中企业

处理的个人信息不仅包括身份资料、职业履历等信息，还可能

涉及薪资流水、健康状况等敏感个人信息。企业做好入职过程

中的个人信息保护，既是合规遵从的客观要求，也是企业雇主

形象提升的内在需要。

二、业务流程

入职一般包括体检、入职资料填报等环节，如果是社招入

职的人员，还可能会开展背景调查。

三、典型场景

在入职过程中，涉及个人信息处理的典型场景如下：

3.1入职体检

企业一般会要求入职者进行入职体检，体检合格后办理入

职手续，通常有以下两种方式：

1）入职者到企业指定的体检机构体检。因体检报告的敏感

性，目前一般由体检机构向企业提供体检合格与否的结论，但

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也存在体检机构将体检报告直接提交企业的情况，由企业核查

后做出体检合格与否的结论；

2）入职者提交符合要求的体检报告。企业对体检报告进行

核查后做出合格与否的结论。

3.2背景调查

企业一般会要求入职者配合背景调查，通常有以下两种方

式：

1）企业自行开展背景调查。企业直接向入职者收集相关资

料，可能包括与原雇主的劳动关系证明材料、学历学位证明材

料、薪资证明材料等；

2）企业聘请第三方服务商进行背景调查。由服务商向入职

者收集相关资料，服务商根据入职者提供的材料向企业出具背

景调查报告。

3.3入职手续办理

企业一般会要求入职者填报入职资料，包括入职者的个人

身份证号码、联系地址、社保账号、公积金账号等与劳动合同

相关的个人信息。

三、违规风险

3.1入职体检中的违规风险

（1）收集健康信息未获授权同意

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【法律规定】根据《个人信息保护法》第二十八条、第二

十九的规定，医疗健康信息属于敏感个人信息，处理敏感个人

信息应当取得个人的单独同意。如企业未经入职者同意私自增

加检查项，则违反个人信息处理的授权同意规定。

【违规案例】A企业入职体检的部分检查项未明确告知入

职者，也未在体检单中显示，入职者对该部分检查项目并不知

情，A企业未经入职者单独同意收集其个人健康信息，违反个

人信息处理的授权同意规定。

3.2收集健康信息违反合理必要原则

【法律规定】《劳动合同法》第八条规定；“企业在招用

员工时，有权了解其与劳动合同相关的个人情况”，一些地方

性规范也明确规定企业有权在招录阶段了解入职者的相关健康

状况，如《上海市劳动合同实施条例》《江苏省劳动合同条例》，

因此，企业在入职阶段可以了解入职者的健康状况。但根据《个

人信息保护法》的规定，企业收集个人信息应限于实现处理目

的的最小范围，因此入职者的健康状况应严格限制在与劳动合

同相关的范围内。

除此之外，根据《关于切实做好维护乙肝表面抗原携带者

入学和就业权利工作有关问题的通知》《关于进一步规范招聘

行为促进妇女就业的通知》等规定，企业不得进行带有就业歧

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