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文档档案管理制度

一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各

项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使

文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好

文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作

1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的

完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整

理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存

档备查。

3、文件收发

文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时

间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人

签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁

1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

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4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺

序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一

起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的

文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对

需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销

毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅

1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓

名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得

转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借

阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理

对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度（2）

是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档

案。它包括了文档的创建、存储、使用、保密和销毁等方面的规定和

流程。

以下是一个典型的文档档案管理制度的要点：

1.管理策略：确定文档档案管理的目标和原则，包括确保文档档

案的完整性、可靠性、及时性和保密性等。

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2.组织结构：设立专门的文档档案管理部门或委员会，负责制定

和执行文档档案管理制度，并协调各部门之间的信息共享和协作。

3.文档分类和编号：制定文档分类和编号体系，以方便文档档案

的检索和管理。确保每份文档都有唯一的编号，且能够按照类别和时

间进行归类。

4.文档创建和修改：规定文档的创建和修改流程，明确谁有权创

建、修改和批准文档，以及所需的授权和审批程序。

5.文档存储和归档：确定文档的存储位置和方式，可以选择电子

存储或纸质存储。规定归档流程，包括选择哪些文档进行归档、归档

方式和时间等。

6.文档使用和共享：规定文档的使用和共享权限，以确保只有授

权人员才能访问和使用文档。为文档共享提供合适的技术平台，并明

确共享的范围和权限。

7.文档保密和安全：确保敏感文档的保密性，制定相应的保密措

施，包括加密、权限限制、备份等。确保文档存储和传输的安全性。

8.文档销毁：规定文档的销毁流程，明确哪些文档可以销毁、销

毁方式和时间等。确保文档的安全销毁，防止泄露。

9.审计和监管：建立文档档案管理的监督和内部审计机制，定期

对文档档案管理的执行情况进行检查和评估，确保制度的有效性和合

规性。

以上是一个典型的文档档案管理制度的要点，不同组织可以根据

自身的实际情况进行调整和补充。有效的文档档案管理制度可以提高

组织的工作效率和信息管理水平，减少信息泄露的风险，为组织的持

续发展提供有力支持。