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XXXXXX工程有限公司
物资管理办法
总则
为规范XXXXXX工程有限公司（以下简称“XXX”）物资管理，提高管理水平，结合公司实际情况，制定本办法。
本办法规定了物资计划申请、物资采购管理、物资验收管理、物资库存管理及发放、监督与检查等内容。
物资需求计划申请
物资需求计划按照实际需求进行申请，避免挤压，原则上执行零库存。
物资需求计划申请提报，根据物资订货时间及使用时间，合理安排提报时间，避免物资早到引起保管压力，又要避免晚到影响工程进度。
物资需求计划按标准格式申报，样表见附件1。
办公用品等消耗性材料根据实际情况，由综合及资料管理岗位提报，总经理审批后执行。
工程项目物资需求计划，由各项目部申报，申报时必须注明规格型号、技术标准，数量及依据来源，有材质要求的，必须标明，经项目部技术负责人、项目经理审核，总经理审批后执行。
项目技术负责人及项目负责人对工程项目物资的准确性负责，原则上项目结束，不能形成物资积压；形成积压按项目管理办法相关条款考核。
物资采购
物资采购人员根据物资需求计划，审核需求计划的完整性及准确性，形成层层把关，避免错报，误报。
物资采购人员根据物资需求计划，了解生产单位及市场情况，工程量大或专用物资，优先选择生产企业；通用物资根据市场行情采购。
国家明确价格的物资，如汽油、柴油，可以直接市场采购，不须审批。
物资采购需要层层把关，采用会签制度，物资采购确认单，采购询价，原则上不低于三家潜在供应商。物资采购确认单样单见附件2。
项目技术负责人、项目经理对采购的工程物资规格型号、标准及数量负责，采购经办人员对数量及价格负责；
综合及资料管理岗位对消耗性材料的规格型号及数量负责，采购经办人员对数量及价格负责；
单笔金额低于1000元，电话请示总经理后可执行，执行后补相应会签手续。
技术含量高的工程物资，需项目技术负责人落实技术要求标准或签技术协议书后，经总经理审批后方可签订合同。
其余采购活动经总经理审批后方可执行。
所有采购物资，若无特别原因，均开具增值税发票。
物资验收合格才能启动付款手续，由采购相关人员负责票据核实及手续办理。
物资验收
物资验收是保证物资质量的重要环节，避免不合格物资进入公司及工程现场。
验收由采购人员负责组织安排，办公用品等消耗性材料，综合管理岗位参加，工程项目物资，工程项目技术负责人参加，由项目技术负责人填写物资验收单。
验收工作主要依据商务合同条款、技术协议、需求计划等。
物资验收的内容及要求：
验证资料：根据采购合同、技术协议验证物资相关资料，包括合格证、产品使用说明书、技术资料（含质量检测报告、出厂试验报告、产品生产所采用的国家质量标准、安装图纸）、质量证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等，验收人员应逐项查验。
（二）质量验收
1、感官检查：验收人员凭目视、手触检查鉴定物资外观质量，有无破损污染，或腐蚀变质；
2、规格型号、尺寸测量：项目技术负责人通过铭牌、测量器具对物资的规格型号、尺寸等方面的验收；
（三）数量验收：一般应进行数量全检。对于国内产品协作关系稳定、证件齐全、包装严密，打开包装容易造成损坏或不易重新包装的，数量大而件数多，可采取抽查的方法进行检查。一般抽查百分之二十至百分之三十，抽查中发现不符合规定要求或有问题的，应扩大抽查范围或进行全检。
项目技术负责人对工程项目物资的验收做好验收记录，填报物资验收单，必要时进行影像留证。验收单、物资合格相关资料及时移交资料员，及时归类存档。物资验收单见附件3。
验收不合格物资，由采购人员联系供应商换货或退货；数量短缺物资及时与供应商联系，确认补货时间；缺少合格证或出厂质量合格证明材料的，由采购人员与供应商联系，补齐相关资料。
验收不合格物资、物资短缺或资料不齐物资，暂不支付货款。
物资移交、保管与发放
到货物资验收合格后，原则上移交物资提报部门负责保管，完善移交手续。
消耗性材料由综合及资料管理岗位负责保管及发放，避免物资超时存放，按照先购先发原则发放。
工程项目物资，由项目部负责落实保管场地及物资管理，按照物资类别分位码放，要求横平竖直、整洁有序；物资摆放合理布局，充分考虑保管和发放的经济性、安全性；确保物资在保管过程中不变质，不破损、损坏。
物资保管过程中必须建立物资台账，定期核实账物，确保账物一致，物资丢失按项目管理办法考核。
物资发放，采用简易手续，必须签字确认，物资发放、领用人员共同核实物资名称及规格型号、数量。
外委方领用物资，必须严格签字手续，项目管理人员跟踪物资使用情况，剩余物资，要求外委方及时退库。
监督与检查
公司对物资计划申请、物资采购、物资保管及执行情况进行监督与检查。
附则
本办法从发布之日起开始执行。
附件1.
XXXXXX工程有限公司
《物资采购计划表》
提报单位：
时间：20
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