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中铁集团记录控制程序
0目的
对记录进行控制和经管,提供证明工程产品符合规定要求和一体化经管体系有效运行的
证据。
1适用范围
适用于本集团公司一体化经管体系有效运行中产生的记录控制。
2术语和定义
2.1本程序中的术语采用GB/T19000-2000规范、GB/T24001-1996规范、
GB/T28001-2001规范中的术语。
2.2顾客:可理解为业主、建设单位、合同中的甲方及其代表。
3职责
3.1公司办
3.1.1负责拟制本程序并督导其实施;
3.1.2负责职责范围内记录的产生、分发和保存。
3.2其它责任部门负责职责范围内记录的产生、分发和保存。
3.3工程部负责所在工程工程的记录控制,按照一体化经管体系文件规定,及时形成记
录并报集团公司有关责任部门和/或自己保存。
4工作程序
4.1记录的产生
记录由责任部门和有关岗位依据一体化经管体系文件和顾客的要求,以书面或电子软件
等形式建立,应作到:产生及时,记录清晰,内容齐全真实。
4.2记录的分发、留存
责任部门和有关岗位按一体化经管体系文件要求,分发、留存记录,并做好登记。
4.3记录的标识、编号
记录由责任部门和有关岗位以单位、时间、工程名称,记录名称的全部或其中一部分进
行标识,记录的代号(有规定的表格式样)、编号执行《文件编写导则》、《记录编号规
则》。
4.4记录的收集
责任部门按一体化经管体系文件要求,收集相应记录,应注意其完整性,在规定的时间
内未收到记录时,要立即进行索取。
4.5记录的分类
4.5.1一体化经管体系运行记录;
4.5.2工程质量记录;
4.5.3监视和测量数据;
4.5.4监测装置校准及维护记录;
4.5.5不符合、纠正措施及整改记录;
4.5.6顾客投诉记录和处理决定;
4.5.7供应商及分包方的记录。
4.6记录的分级
4.6.1记录分为一级记录和二级记录:
a)符合下列条件之一者为一级记录:
一体化经管体系文件规定者;
有长期保存价值者。
b)符合下列条件之一者为二级记录:
一体化经管体系文件规定者;
没有长期保存价值者。
4.6.2一级记录保存期限为五年以上;二级记录保存期限:需交给顾客的应保存至产品交
付使用时;不需交给顾客的至少应保存至保修期结束;与产品质量无直接关系的记录保
存一年至五年。
4.6.3责任部门按记录的重要程度在相应的程序文件、作业文件中规定一、二级记录。
4.7记录的编目、归档
记录由责任人按工程工程和/或记录名称和/或时间分类后进行编目、归档,应便于查询。
记录每年归档一次,并于次年元月底填写“记录归档清单”(见附表)送公司办。档案
经管有专门规定的记录,责任人应按规定归入公司办档案科。
4.8记录的贮存
施工过程的记录应贮存在适合的环境中,公司档案科应符合防火要求,有防止丢失、损坏、
变质或遗失的措施,记录应便于查阅。
4.9记录的保管
4.9.1责任部门和相关岗位需指定责任人集中保管记录,要便于存取;
4.9.2责任人每月需对记录进行一次整理,一旦发现丢失、损坏和变质,应及时恢复;
4.9.3感光纸所承载的信息/资料不能作为记录保存。
4.10记录到期时,由责任部门和相关岗位负责人验证后销毁,并填写“记录销毁清单”
(见附表)。
4.11来自劳务协作方的记录亦按本程序办理。
4.12合同有要求时,在商定期内的记录按商定内容提供给顾客或其代表评价时查阅。
4.13公司办每半年对本程序的执行情况进行抽查。
4.14公司办对一体化经管体系中产生的记录列出清单,动态掌握总体情况。
5相关/支持性文件
5.1文件编写导则(ZS/ZY/SB01)
5.2记录编号规则(ZS/ZY/SB02)
6记录
6.1记录归档清单(一级)
6.2记录销毁清单(二级)
6.3一体化经管体系记录清单(一级)
7附表/附录
7.1记录归档清
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