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结构化表达的基本步骤

1什么是结构化表达

先来看一下结构化表达的定义：

结构化表达：是基于结构化思维，理清事物整理与部分之间关系、换位

思考后，进行简洁、清晰和有信服力的表达，是一种让受众听得明白、

记得清楚、产生认同的精益沟通方式。

机构化表达的基本原则是：

结论先行：结论先行即用一句简单的话概括整个信息，要求清晰、凝练、

易懂，从对方的立场出发。以上统下：表达要有层级，上层是对下层的

概括和总结，下层是对上层的支持。归类分组：层级内要进行分组，分

组要相互独立、完全穷尽。逻辑递进：按照逻辑顺序组织信息，可使用

演绎法按照what-why-how组织信息，或使用归类法按照时间、结构、

重要性组织，或二者相结合。我们为什么要使用结构化表达？

随着互联网的高速发展，信息日益泛滥，对我们的生活和工作的干扰变

得越来越频繁，人们的耐心也越来越少。在这种环境下，需要我们的沟

通更加精简和高效，而结构化表达正好可以帮助我们实现这一目的。

结构化表达有什么好处？

不仅有利于我们清晰地表达自己的想法，同时也有利于双方记忆和思

考，从而高效地达到沟通的目的。

02如何进行结构化表达

结构化表达的前提是要有结构化思维，结构化思维帮助我们把问题分析

清楚。可以通过使用思维导图（常用软件：XMind）来帮助我们培养良

好的结构化思维。

第一步，界定问题。

首先，是要把问题是什么搞清楚，问题是什么都搞不清楚，再努力也是

无用功。很多人说得头头是道，却严重偏题，所以定义清楚问题是什么，

是进行结构化表达的第一步。其次，还要探究问题的本质，只有了解到

对方的本质需求，才能根本解决问题。在之前发的文章《如何正确给产

品经理提需求》中也提到过。造成对方不知道自己的真实需求的原因有

两种：一种是受认知的限制，一种是表达的不是问题而是解决方案。可

以通过多问几个为什么的方法来挖掘对方的本质需求。最后，在准确定

义问题之后，可以通过框架对问题进行分解，明确问题的构成要素。

第二步，确定主题。

确定主题即确定表达的目的和内容。缺乏明确目的的沟通会让对方误解

或感觉云里雾里。在沟通中不要忘记沟通的目的，才能达到最终想要的

沟通效果。

首先，确定表达的情境，情境包括时间、地点、方式、对象、对象的状

态、你与对象的关系等。对对象的了解至关重要，不仅要了解对象的身

份，还要要了解对象的性格和偏好。其次，是根据情境确定表达的目的

和要表达的内容。要站在对方的角度去想对方关心什么，才能充分准备

好内容，达到沟通的目的。对情境分析得越透彻，越能找准目的和内容。

第三步，构建框架。

确定好主题后，就要用框架对内容进行组织。构建框架有两种方式，一

种是自建框架，一种是选用已有框架。

自建框架：首先，罗列要点，罗列出你所能想到的所有观点；其次，对

要点进行归类；再次，构建框架，对要点进行高度概括；最后，使用相

互独立、完全穷尽的原则对框架进行检查。已有框架：经典框架有很多，

例如市场营销相关的4P、4C、SWOT等。选择用哪种框架要由主题中

确定的对象来决定，根据对象的情况选择使用的框架。

第四步，预计问题。

对方接收到信息后，必然会产生一些疑问，对于这些问题可以事先想好

答案。预计问题时要换位思考，要站在对方的立场去思考，分析对方提

问的逻辑。可以使用5W2H思维模型问自己：如果我是对方，我会有

哪些问题，然后把答案准备好。5W2H在之前发的文章《如何正确给产

品经理提需求》中有讲解过。

第五步，巧妙表达。

巧妙沟通可以通过图表化、形象化、语言技巧、声音技巧、肢体技巧等

来实现。

图表化：首先使用框架对内容进行梳理，然后根据框架选择合适的图表

类型。很多人都是先选择图表类型，然后再填充内容，这样是错误的。

形象化：通过讲故事、使用道具、打比方的方式来实现。语言技巧：投

其所好、提醒风险、提供选项、抬高身份、感同身受。声音技巧：发挥

停顿的力量，打造有变化的声音。肢体技巧：注意手部动作，多与对方

进行眼神交流，站姿坐姿要自信。

03用结构化表达讲故事

通过讲故事可以更能吸引大家的注意，更易于理解，更能触动人心。就

像《三体》中云天明通过王国的新画师“”、饕餮海“”、深水王子“”三

个童话故事讲解了曲率驱动、低光速黑洞、维度攻击三个复杂的物理原

理。

一个好的故事要具备什么？

主题：是基于沟通目的的基本点，构成故事的其他因素都要服务于主题，

是故事的灵魂。先明确主题，与主题无关的不要讲，要表达一致。环境：

是故