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企业投资咨询公司合同付款管理办法
一、总则
为加强本企业投资咨询公司合同付款管理,规范付款流程,确保资金安全、合理、高效使用,依据国家相关法律法规及公司财务制度,特制定本办法。本办法适用于公司所有涉及合同付款的业务活动,旨在明确付款流程、各部门职责、审批权限及风险控制等关键环节,保障公司合同付款业务有序进行,维护公司合法权益。
二、合同付款流程
(一)付款申请
1.业务部门在合同约定的付款条件成就时,应填写《合同付款申请表》,详细注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式等信息,并附上与付款相关的合同原件及复印件、发票、验收报告(如有)、工作成果证明(如有)等支持性文件。
2.申请表应由业务部门负责人审核签字,确保付款申请的真实性、准确性及合规性,并对所申请付款事项与合同约定的一致性负责。
(二)部门审核
1.财务部门收到业务部门提交的付款申请及相关资料后,应进行财务审核。主要审核内容包括:发票的真实性、合法性、完整性;付款金额是否与合同约定及验收情况相符;是否存在超预算付款情况;相关财务手续是否完备等。
2.财务部门审核通过后,应在《合同付款申请表》上签署审核意见,并由财务负责人签字确认。如发现问题或不符之处,财务部门应及时与业务部门沟通并要求补充或更正。
(三)领导审批
1.根据公司授权审批制度,《合同付款申请表》经财务部门审核通过后,应按照规定的审批权限报相关领导审批。一般情况下,小额付款由分管领导审批,大额付款或重大合同付款需经总经理或董事会审批。
2.审批领导应仔细审阅付款申请及相关资料,综合考虑公司资金状况、合同履行情况等因素,做出批准或否决的决定,并在申请表上签署明确的审批意见。
(四)付款执行
1.经领导审批通过的付款申请,财务部门应按照审批意见及时安排付款。付款方式应严格按照合同约定执行,如采用银行转账、支票、汇票等方式,并确保付款信息准确无误。
2.财务部门在完成付款后,应及时登记相关账务,并将付款凭证复印件反馈给业务部门存档备案。同时,通知相关部门及人员关注合同履行后续情况,如跟踪货物交付、服务质量等,确保合同全面履行完毕。
三、部门职责
(一)业务部门职责
1.负责合同的签订与执行,密切关注合同履行进度,及时掌握付款条件的成就情况。
2.按照本办法规定,准确填写《合同付款申请表》,并收集、整理、提交完整的付款申请资料。
3.与供应商或服务提供商保持良好沟通,协调解决合同执行过程中可能出现的问题,确保付款事项顺利进行。
4.对所申请付款的业务真实性、合法性及合规性负责,并承担因虚假申请或违规操作导致的一切法律责任。
(二)财务部门职责
1.建立健全公司合同付款财务管理制度,规范付款流程与账务处理。
2.负责对合同付款申请进行财务审核,严格把关发票、金额、预算等关键环节,防范财务风险。
3.根据审批通过的付款申请,合理安排资金,确保公司资金流动性与安全性,并按照规定的付款方式及时、准确地办理付款手续。
4.定期对合同付款情况进行统计分析,为公司管理层提供财务数据支持与决策依据,协助优化公司资金管理策略。
(三)审计部门职责
1.定期对公司合同付款业务进行内部审计,检查付款流程是否合规、审批权限是否得当、资料是否齐全、账务处理是否准确等。
2.针对审计过程中发现的问题,及时提出整改意见与建议,并跟踪监督整改情况,确保公司合同付款管理工作持续规范、有效。
3.协助公司建立健全合同付款风险防控机制,通过审计监督发现潜在风险点,提出防范措施,保障公司资金安全与合法权益。
四、审批权限
1.公司应根据自身规模、组织架构及业务特点,制定明确的合同付款审批权限制度。一般可按照付款金额大小划分不同的审批层级,例如:
单笔付款金额在[X]万元以下的,由分管业务部门的副总经理审批;
单笔付款金额在[X]万元至[X]万元之间的,由总经理审批;
单笔付款金额超过[X]万元的,需经董事会审议通过后审批。
2.对于重大合同、特殊业务合同或涉及关联交易的合同付款,无论金额大小,均应提交董事会或股东会审议批准,并按照相关法律法规及公司章程规定的程序进行决策。
3.审批权限应定期进行评估与调整,以适应公司业务发展与管理需求的变化,确保审批制度的合理性与有效性。
五、风险控制与监督
1.建立合同付款风险预警机制,财务部门应密切关注公司资金状况、合同履行情况及外部经济环境变化,对可能影响合同付款的风险因素进行及时预警,如资金短缺风险、供应商违约风险、政策变动风险等,并提出相应的应对措施。
2.加强对合同付款过程的监督检查,审计部门应定期或不定期开展专项审计,检查各部门在合同付款管理中的职责履行情况,发现问题及时纠正,并对违规行为进行严肃处理。
3.公司应建立健全合同付款管理的内部控制
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