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数字档案创新研究2024年第16期

关于档案管理信息化建设若干问题的思考

文/郑向荣

摘要：在快速发展的信息时代，信息化建设对于企事业单位的档案管理工作变得越发重要。提高管理效率、保障档案安全、适应社会发

展需求，信息化建设为企事业单位档案管理带来了巨大的改变和机遇。文章分析了企事业单位档案管理信息化建设的现状，并根据企事业

单位档案管理信息化建设的原则，探讨了档案管理信息化建设的主要措施。

关键词：档案管理；信息化建设；若干问题

中图分类号：G271文献标识码：A

信息化建设在提高管理效率、保障档案安全、适应极开展档案管理信息化试点工作，以点带面，推动整体

社会发展需求方面具有重要意义。因此，企事业单位应档案管理水平的提高。

继续加大信息化建设的投入和推广力度，在这个过程3.存在的主要问题及原因分析

中，政府、企业和社会各界应共同努力，以创新为动在企事业单位档案管理信息化建设中，存在着一些

力，不断探索信息化建设的新模式，为我国信息化建设主要问题。

贡献智慧和力量。第一，信息化建设的进展速度相对缓慢，跟不上社

一、企事业单位档案管理信息化建设的现状会发展的步伐。主要是因为在信息化建设过程中，存在

1.传统档案管理方式的局限性着资金投入不足、技术进步缓慢等问题。大部分企事业

传统档案管理方式在企事业单位中存在许多局限单位仍然将资金主要用于日常运营和项目开展，对于信

性。首先，传统的纸质档案管理方式耗时耗力，管理和息化建设投入的比例较低，导致信息化建设进展有限。

维护需要大量的人力、物力。由于纸质档案需要手工整同时，由于技术水平不够成熟，信息技术的开发和应用

理、分类和存放，档案工作人员需要花费大量时间和精缺乏创新，无法满足企事业单位档案管理的特殊需求。

力，容易产生繁重的劳动量和人力资源浪费。另外，纸第二，人员培训和管理不到位。信息技术的应用需

质档案的传递和查找也存在困难，当需要查找某份档案要有一支具备相关专业知识和技能的队伍来实施和管

时，需要浏览大量的文件和卷宗，工作效率低下，影响理。但是在实际情况中，很多企事业单位档案管理人员

企事业单位的运营效率。此外，纸质档案的保存和保护的信息化素养较低，缺乏相关的技能和知识。另外，企

也具有一定的风险，易受到自然灾害、人为破坏等因素事业单位对于人员培训和持续教育的重视程度不足，没

的影响，造成档案的丢失或损坏，给企事业单位的工作有形成长效的机制来提高管理人员的信息化水平。导致

和发展带来潜在的风险。信息技术在企事业单位档案管理中的应用受到了限制。

2.信息化建设的发展历程第三，信息安全和隐私保护的不足。随着信息化建

随着我国社会经济的快速发展，企事业单位作为我设的推进，企事业单位档案管理中的大量信息逐渐被数

国重要的事业主体，其档案管理信息化建设日益受到广字化存储和传输，导致信息安全和隐私保护存在风险。

泛关注。从20世纪末开始，我国企事业单位档案管理信很多企事业单位在信息安全方面意识不够，缺乏相应的

息化建设经历了从无到有、从单一到综合以及从局部到安全技术和措施。例如，缺乏足够的加密和安全存储方

全局的发展过程。当前，企事业单位档案管理信息化建式，易受到黑客攻击和信息被泄露的风险。此外，一