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《文件档案管理制度》

一、总则

为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全

和有效利用，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内各类文件档案的收集、整理、归档、保管、利

用和销毁等管理工作。

三、管理职责

1、综合管理部门负责制定文件档案管理制度，并监督执行。

2、各部门指定专人负责本部门文件档案的日常管理工作，包括收

集、整理、移交等。

四、文件档案的分类

1、按照文件的来源，分为内部文件和外部文件。

2、按照文件的性质，分为行政文件、业务文件、财务文件等。

3、按照文件的密级，分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通

文件。

五、文件档案的收集

1、各部门应指定专人负责定期收集本部门产生的各类文件。

2、收集的文件应包括原件、复印件以及电子文件等各种形式。

3、对于重要的文件，应确保收集齐全，不得遗漏。

六、文件档案的整理

1、收集到的文件应按照分类标准进行整理，同一类别的文件应放

在一起。

2、对整理好的文件进行编号，编号应具有唯一性和可识别性。

3、整理过程中，应检查文件的完整性和准确性，如有缺失或错误，

应及时补充或更正。

七、文件档案的归档

1、整理好的文件应及时归档，归档时间根据文件的重要性和使用

频率确定。

2、归档时，应填写归档清单，注明文件的编号、名称、日期、密

级等信息。

3、归档的文件应按照分类存放于专门的档案柜中，确保存放有序，

便于查找。

八、文件档案的保管

1、档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档

案的安全。

2、严格限制非档案管理人员进入档案存放区域，如需进入，应经

过批准并登记。

3、定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。

九、文件档案的利用

1、公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写查阅申请表，经

部门负责人批准后，方可查阅。

2、查阅档案时，应在指定的地点进行，不得带出。

3、如需复制档案，应经过批准，并注明复制份数和用途。

十、文件档案的销毁

1、对于超过保存期限的文件档案，应进行鉴定，确无保存价值的，

方可销毁。

2、销毁文件档案应编制销毁清单，经批准后，由专人负责销毁，

并永久保存销毁记录。

十一、罚则

1、对于未按照本制度要求进行文件档案管理工作的部门或个人，

给予警告并责令改正。

2、对于因管理不善导致文件档案丢失、泄露或损坏的，视情节轻

重给予相应的处罚。

十二、附则

1、本制度由综合管理部门负责解释和修订。

2、本制度自发布之日起施行。

通过以上文件档案管理制度的实施，可以有效地规范公司的文件档

案管理工作，提高工作效率，保障公司的利益和发展。同时，随着公

司业务的不断发展和变化，应根据实际情况对本制度进行适时的修订

和完善，以适应新的管理需求。