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[公司名称]办公用品管理制度

总则

为加强公司办公用品管理，规范办公用品的采购、保管、发放和使用流程，提高办公用品的使用效率，降低办公成本，特制定本制度。本制度适用于公司各部门办公用品的管理。

办公用品分类

办公用品分为办公耗材（如纸张、墨盒、硒鼓等）、办公文具（如笔、笔记本、文件夹等）、办公设备（如电脑、打印机、复印机等）及其他办公物品（如清洁用品、绿植等）。

管理职责

1.行政部门：负责公司办公用品的统一采购、入库保管、发放登记以及库存盘点等工作；定期对各部门办公用品使用情况进行统计分析，制定采购计划；监督各部门办公用品的使用和管理情况，对违规行为进行纠正和处理。

2.各使用部门：根据实际工作需求，提出办公用品采购申请；负责本部门领用办公用品的保管和合理使用；配合行政部门进行办公用品的盘点工作，如实提供本部门办公用品的使用情况和库存信息。

采购管理

1.采购申请：各部门根据实际需求，填写《办公用品采购申请表》，详细注明所需办公用品的名称、规格、型号、数量、预计单价以及用途等信息，经部门负责人审批后提交至行政部门。对于办公设备等大额办公用品的采购，需经公司领导审批同意后，行政部门方可进行采购。

2.采购流程：行政部门收到采购申请后，对各部门的需求进行汇总和审核，结合库存情况制定采购计划。采购人员应按照采购计划，通过询价、比价、议价等方式选择质优价廉、服务良好的供应商进行采购。采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购行为合法合规。对于紧急采购需求，经公司领导批准后，行政部门可采取特事特办的方式进行采购，但事后应及时补齐相关手续。

3.验收与入库：办公用品采购到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、质量、规格、型号等是否与采购订单一致，如发现问题应及时与供应商联系解决。验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写《办公用品入库登记表》，建立库存台账，详细记录入库办公用品的名称、规格、型号、数量、单价、入库日期、供应商等信息。

领用管理

1.领用流程：各部门员工需领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用部门、领用日期、领用物品名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，到行政部门办理领用手续。行政部门根据审批后的领用申请表发放办公用品，并在《办公用品领用登记表》上进行登记，记录领用部门、领用人、领用物品及数量等信息，领用人签字确认。

2.限量领用：为避免办公用品的浪费，对于常用办公耗材和文具，实行限量领用制度。具体领用限额由行政部门根据各部门实际工作需求和办公用品的消耗情况制定，并根据实际情况进行适时调整。如部门或员工因特殊情况需要超额领用办公用品，需经部门负责人和行政部门负责人共同审批后方可领用。

使用与保管

1.使用规范：公司员工应爱护和合理使用办公用品，避免浪费和人为损坏。办公用品应专用于公司办公事务，不得挪作私用。对于办公设备，应按照操作规程正确使用和维护，如因操作不当造成设备损坏的，应承担相应的维修费用或赔偿责任。

2.保管责任：各部门领用的办公用品由本部门负责保管，应指定专人负责，建立部门办公用品台账，对领用的办公用品进行登记和管理，定期对本部门办公用品的使用和库存情况进行盘点，确保账实相符。员工离职时，应将其保管和使用的办公用品进行交接，如有缺失应照价赔偿。

库存管理

1.盘点制度：行政部门每月应对库存办公用品进行盘点，核对库存数量与台账记录是否一致，如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，进行相应的处理，并调整库存台账。同时，将盘点结果形成报告，报送公司领导和相关部门。

2.库存控制：行政部门应根据公司各部门的办公用品使用情况和采购周期，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。对于库存积压的办公用品，应及时采取措施进行处理，如内部调配、降价促销等，以减少库存资金占用和浪费。

监督与处罚

1.监督检查：公司将不定期对各部门办公用品的使用和管理情况进行监督检查，检查内容包括办公用品的采购、领用、使用、保管以及库存等环节是否符合本制度的规定。各部门应积极配合监督检查工作，如实提供相关资料和信息。

2.处罚措施：对于违反本制度规定，如虚报采购需求、浪费办公用品、私自挪用办公用品、未按规定进行盘点和交接等行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处罚措施；如给公司造成经济损失的，应依法追究其赔偿责任；构成犯罪的，将移交司法机关依法追究刑事责任。

附则

1.本制度由公司行政部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效施行，如有未尽事宜，可另行补充规定。

[公司名称]

[发布日期]