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缺陷消费品召回档案管理规范

1范围

本文件界定了缺陷消费品召回档案的收集、分类、归档、卷宗制作、查阅、保管等。本文件适用于各级缺陷产品召回管理技术机构开展消费品召回形成的档案资料管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T22归档文件整理规则

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

归档文件archivaldocument(s)

在缺陷消费品召回整个活动（从消费品缺陷信息获得到召回活动效果评价结束）中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2

整理arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3

缺陷defectiver

因设计、制造、警示等原因，致使同一批次、型号或者类别的产品中普遍存在的危及人身、财产安全的不合理危险。

3.4

2

召回recall

生产者对存在缺陷的消费品，通过补充或者修正警示标识、修理、更换、退货等补救措施，消除缺陷或者降低安全风险的活动。

4档案管理基本要求

4.1缺陷产品召回管理技术机构负责档案的管理、保存、维护等各环节工作，应确保档案的完整、准确与安全。

4.2缺陷消费品召回档案管理工作应与其他各项工作同步推进。

4.3档案管理应贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度。

4.4档案管理应遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系，保证纸质文件和电子文件协调统一。

5档案分类及内容

5.1根据缺陷消费品召回工作流程，档案主要包括：缺陷调查档案、消费品召回档案、召回效果评估档案。（见附录A）

5.2缺陷调查档案包括但不限于：

——消费者缺陷线索报告信息表；——事故及危险报告信息表；

——境外召回报告信息表；

——消费品调查分析通知书；

——消费品缺陷调查通知书；

——消费品缺陷调查报告；

——生产者调查分析报告；

——生产者调查分析材料专家评估意见；

——异议文书；

——消费品检测报告；

——顾客投诉、消费品伤害信息材料；

——其他材料。

5.3消费品召回档案包括但不限于：

——消费品召回通知书（消费品责令召回通知书）；

——消费品召回计划；

——消费品召回新闻稿；

——消费品召回事项说明；

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——消费品召回阶段性总结；

——消费品召回总结

——向社会公布信息材料；

——召回措施的实施材料；

——无害化处理材料；

——其他材料。

5.4召回效果评估档案包括但不限于：

——消费品召回效果评估报告；

——召回措施证实材料。

6管理要求

6.1档案立卷

6.1.1缺陷消费品召回的案件负责人为该消费品召回档案的制作人，负责消费品召回档案的收集、分类、编目、卷宗制作等工作。

6.1.2档案制作人应在缺陷消费品召回活动中收集相应的资料，在召回活动的各阶段完成后的一个月内制作完成召回档案，并移交给档案管理人员；对部分不能关闭的活动提出处理建议，报同级召回管理技术机构负责人同意后实施。

6.1.3档案制作人应对召回材料进行整理，制作档案卷宗，缺陷消费品召回档案以消费品为单位建立，每个消费品召回活动形成一个卷宗。

6.1.4归档文件按照阶段顺序排列，同一阶段中的文件，按文件形成先后顺序排列。每个阶段中召回工作文件排序在前，采集、验证等佐证材料在后。档案卷宗的整理顺序如下：

——档案卷宗封面；（见附录B）

——缺陷消费品信息表：（见附录C）

——卷内目录；（见附录D）

——三个阶段形成的档案材料；

——备考表。（见附录E）

6.1.5缺陷消费品召回活动全部完成后所有资料应装订成册，归档文件整理应符合DA/T22的规定。

6.2档案编目

6.2.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确详细、便于检索。

6.2.2编目用文字应规范，文件编号、时间、载体形态中所使用的数字应为阿拉伯数字。

6.2.3目录信息来源于被编目的资料，单件或一组文件编目时主要依据文头。

6.2.4卷内资料名称依据原标题编目。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

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