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IT服务公司财务部合同审核流程

一、流程制定目的及范围

为确保公司合同审核的规范性与有效性，提高合同管理效率，降低财务风险，特制定本合同审核流程。该流程涵盖所有与公司相关的合同，包括但不限于客户合同、供应商合同、合作协议、服务协议等。

二、合同审核原则

1.合同审核必须遵循“合法、合规、公正”的原则，确保所有合同内容符合国家法律法规以及公司内部规章制度。

2.审核过程中应综合考虑合同条款的合理性、执行的可行性及潜在的风险。

3.各部门需指定专人负责合同的初步审核，确保信息传递的准确性。

三、合同审核流程

1.合同起草

合同的起草由相关业务部门负责，需根据实际业务需求及公司标准模板进行撰写。起草人员应确保合同内容完整，包括但不限于合同主体、权利义务、履行期限、违约责任及争议解决方式等。

2.初步审核

起草完成后，业务部门需将合同提交给财务部进行初步审核。审核内容应包括：

2.1合同金额的合理性及支付条款的可行性。

2.2合同条款是否符合公司财务政策及法律法规要求。

2.3相关业务部门是否已进行风险评估并提出应对措施。

3.法律审查

初步审核通过后，合同需提交公司法务部门进行法律审查。法务部门需重点审核以下内容：

3.1合同条款的合法性及合规性。

3.2合同中可能存在的法律风险及应对建议。

3.3是否需要进行合同备案或登记。

4.财务复核

法务审核通过后，合同将返回财务部进行复核。复核内容包括：

4.1合同金额是否与预算一致，是否超出审批权限。

4.2支付条款是否符合公司资金流动要求。

4.3合同的付款条件是否符合公司的财务流程。

5.合同审批

合同经财务复核通过后，需提交公司高层进行最终审批。审批环节包括：

5.1高层管理人员对合同的整体把控，确保符合公司的战略方向。

5.2针对合同中存在的风险进行充分讨论，并决定是否签署。

6.合同签署

合同审批通过后，由双方当事人进行签署。签署完成后，合同应及时归档，确保合同的完整性与可追溯性。

6.1合同签署后，财务部需对合同的执行进行跟踪，确保按照合同约定进行付款及其他责任的履行。

6.2建立合同履行台账，定期对合同执行情况进行检查。

7.合同变更与解除

在合同执行过程中，如需进行变更或解除，相关部门需提交变更申请。变更申请需经过与初步审核相同的流程，确保所有变更均经过合法合规的审核。

7.1变更后的合同需重新进行法律审查和财务复核。

7.2合同解除时，需明确解除原因及后续责任，确保公司的合法权益不受损害。

8.合同结案

合同履行完毕后，相关部门需将合同结案文件整理归档，包括但不限于履行情况报告、支付凭证及相关补充协议。

8.1财务部需对合同履行情况进行总结，评估合同执行的有效性及风险控制情况。

8.2定期对合同执行情况进行回顾，提出优化建议，为今后合同管理提供参考。

四、备案与存档

所有审核完成的合同需进行备案，确保合同信息的完整性与可追溯性。备案内容包括：

1.合同电子版及纸质版的存档。

2.合同审核记录，包括初步审核、法律审查、财务复核及高层审批的相关文件。

3.合同履行中的相关文件及结案资料，确保后续审计时具有完整的依据。

五、合同审核纪律

1.各部门在合同起草及审核过程中，应遵循诚实信用原则，如发现问题应及时上报公司。

2.参与合同审核的人员应保持独立性，避免因个人利益影响审核结果。

3.任何合同变更或解除，均需经过正式的审核流程，未按流程进行的操作将追究相关责任。

六、反馈与改进机制

为确保合同审核流程的持续优化，建立反馈机制。具体措施包括：

1.定期召开合同审核工作会议，分享审核过程中发现的问题及改进建议。

2.建立合同审核意见反馈表，供参与审核的人员填写，收集各方意见。

3.根据反馈意见定期修订完善合同审核流程，确保流程的适应性与有效性。

通过以上流程的制定与实施，旨在确保IT服务公司财务部在合同审核过程中高效、规范、透明，降低潜在风险，为公司实现可持续发展提供保证。